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Dépenses imputables

03 décembre 2012

Ce-quil-faut-savoir

Rémunérations, dépenses de fonctionnement, dépenses de matériel ou d'équipement, frais divers… Vous pouvez imputer sur le budget de formation de votre entreprise un grand nombre de dépenses effectuées pour réaliser des actions de formation. Vous en trouverez le détail dans cette fiche.

Pour être imputables, ces dépenses doivent avoir été payées ou être dues au titre de l'année pendant laquelle se sont déroulées les actions de formation. Les dépenses doivent apparaître dans la comptabilité de l'entreprise.



Le coût pédagogique

Il s’agit de la facturation de ses prestations par l’organisme de formation.

Attention, ces dépenses doivent correspondre à une action de formation imputable (voir ce chapitre) et à des heures de formation intégralement suivies (c’est pourquoi en cas d’absence partielle du stagiaire, l’imputation de la dépense ne pourra concerner que les heures réellement effectuées).

La rémunération des stagiaires

La rémunération des stagiaires est-elle déductible ?

Chaque fois qu'un salarié suit une action de formation avec maintien de sa rémunération, ou avec indemnisation s’il part en dehors de son temps de travail, ces postes constituent une dépense déductible des fonds dédiés à la formation professionnelle.

De quels stagiaires s’agit-il ?

  • Salariés envoyés en formation par leur employeur dans le cadre du Plan de formation (formation interne ou externe),
  • Salariés bénéficiant d'une action de validation des acquis de l'expérience (VAE),
  • Salariés bénéficiant d'un congé individuel de formation avec maintien de la rémunération par l'employeur, indépendamment des stages rémunérés par un organisme paritaire dans le cadre du congé individuel de formation (OPACIF),
  • Salariés bénéficiant d'un bilan de compétences organisé par un organisme prestataire extérieur à l'entreprise.

Quels sont les éléments de la rémunération pris en compte ? 

  • Montant brut des rémunérations, majoré des cotisations de Sécurité sociale à la charge de l'employeur et des charges légales assises sur ces rémunérations,
  • Rémunérations versées au cours de l'année de participation,
  • Cotisation accident du travail (AT) : le taux forfaitaire, fixé chaque année par arrêté ministériel, est applicable aux formations organisées à l'extérieur de l'entreprise par un organisme de formation externe (pour 2010, taux fixé 3,70 %).

Comment déterminer le montant des rémunérations imputables ?

Deux méthodes de calcul sont possibles :

  • Salaires effectivement versés pendant le stage : il s’agit des salaires effectivement perçus par le salarié absent de son poste de travail pour le nombre d’heures passées en formation, exclusion faite de toutes primes ou autres versements (congés payés, 13ème mois, prime de bilan, etc.) correspondant à une période plus longue que la durée du stage.
  • Salaire théorique (fraction de la rémunération annuelle) : il s’agit de la rémunération annuelle (figurant sur l'imprimé de déclaration annuelle des données sociales DADS 1, comprenant les primes et avantages divers) d'un salarié. La formule de calcul est la suivante : nombre d'heures de stage effectuées (temps de transport non compris) / nombre total d'heures rémunérées dans l'année.

L’allocation de formation

Qu’est-ce qu’une allocation de formation ?

L’allocation de formation est versée par l’employeur au salarié lorsque celui-ci suit une formation organisée en dehors du temps de travail, dans le cadre de l’un des trois cas suivants :

Quel en est le montant ?

  • 50 % de la rémunération nette de référence du salarié concerné multiplié par le nombre d’heures de formation suivies en dehors du temps de travail.
  • Le calcul s’effectue de la sorte : total des rémunérations nettes versées au salarié au cours des 12 derniers mois précédant le début de la formation / nombre total d'heures rémunérées au cours de ces mêmes 12 derniers mois.

Attention : Salariés au forfait jours : rémunération nette annuelle versée au salarié /151,67 heures x (nombre de jours de la convention individuelle de forfait /217) x 12 mois.

Quand est-elle versée ?

  • L’allocation est versée au plus tard à la date normale d’échéance de la paie du mois suivant celui au cours duquel les heures de formation hors temps de travail ont été suivies.
  • Chaque année l’employeur remet au salarié, avec le bulletin de paie, un document retraçant l’ensemble des heures de formation effectuées hors temps de travail et des versements de l’allocation de formation afférente.

Rappel : L’allocation n’est pas considérée au sens de la Sécurité sociale comme une rémunération. Elle est par conséquent exonérée des cotisations sociales patronales et salariales ; elle est exclue de l’assiette de la CSG et CRDS ; elle est imposable au titre de l’impôt sur le revenu des personnes physiques.

La rémunération du personnel concourant à la formation

Recours au personnel de l’entreprise / Personnel enseignant

  • Dont c’est l’activité unique (à temps plein ou à temps partiel) : rémunération imputable en totalité.
  • Dont l’activité est cumulée avec une activité distincte dans la production : imputabilité de la rémunération des seules heures d'enseignement (nombre d'heures d'enseignement / nombre total d'heures rémunérées dans l'année).
  • Dont l’activité est cumulée avec des activités de formation : (cumul activité de formateur avec une ou d'autres fonctions liées à l'organisation et/ou à l'administration des actions de formation) : rémunération annuelle imputable en totalité.

Recours au personnel de l’entreprise / Personnel non enseignant

Les rémunérations des salariés de l'entreprise exerçant des activités liées à l'organisation et/ou à l'administration des actions de formation (selon indication portée au contrat de travail du salarié) sont imputables à condition d’être affectées exclusivement à des activités de formation.

Comment calculer la rémunération déductible ?

Rémunérations brutes (avant déduction des cotisations salariales et patronales de Sécurité sociale) majorées des cotisations de Sécurité sociale à la charge de l'employeur et des charges sociales légales assises sur ces rémunérations figurant à la déclaration annuelle des données sociales (DADS 1) de l'entreprise.

Recours à du personnel extérieur

  • Formateur salarié (formateur lié à l’entreprise par un contrat à durée déterminée) : l’entreprise garde la maîtrise d’œuvre de la formation.
    Forfait : Possibilité de payer les cotisations de Sécurité sociale de ces CDD sur la base d'une assiette forfaitaire des cotisations de Sécurité sociale, déterminée compte tenu de la rémunération journalière brute de l'animateur occasionnel (si moins de trente interventions par an dans une même entreprise ou un même organisme de formation).
  • Formateur indépendant (formateur lié à l’entreprise par un contrat de prestation de service d’enseignement : le formateur assure la responsabilité pédagogique de la formation. Il est rémunéré sous forme d’honoraires.
    Conditions : Le formateur doit être immatriculé auprès de l'Urssaf en tant que formateur/travailleur indépendant. S’il conclut lui-même des conventions de formation, il doit posséder un numéro de déclaration d'activité en tant qu'organisme de formation.

Les dépenses de fonctionnement

Quelles sont les règles de déductibilité ?

Pour être déductibles, les dépenses de fonctionnement doivent répondre aux conditions suivantes :

  • Existence d’un lien direct avec le déroulement d'un stage
  • Frais constituant une charge pour l'entreprise qu'elle n'aurait pas supportée si le stage n'avait pas été organisé
  • Affectation exclusive à des actions de formation (pas de dépenses communes à l'exploitation et à la formation).

Quelles sont les dépenses visées ?

Dépenses de fourniture

Fournitures d'atelier, d'usine, de magasin ou de bureau,

 Matières consommables (combustibles, produits d'entretien),

 Matière premières (pour des exercices pratiques).

Entretien des locaux de formation et du mobilier

 Frais d'entretien, de nettoyage, de chauffage et d'éclairage,

 Frais de remise en état ou d'aménagement de ces locaux, loyers occasionnels ou permanents,

 Frais d'entretien et de nettoyage de ce mobilier.

Outils pédagogiques

 Acquisition d'ouvrages ou de documents pédagogiques,

 Frais de fonctionnement ou de réparation des matériels pédagogiques,

 Frais de location de ces matériels,

 Reproduction de cours ou de documents nécessaires au déroulement des stages,

 Réalisation de films ou montages audiovisuels nécessaires au déroulement du stage.

Abonnements

 Abonnements à des publications scientifiques, techniques, financières, économiques et sociales (uniquement s’ils se rattachent à une action de formation particulière, à des groupes d’actions de formation mises en œuvre régulièrement par l’entreprise ou au fonctionnement d’un centre de formation de l’entreprise).

Organisation administrative des actions de formation

 Frais de correspondance, téléphone et assurance.

Evaluation forfaitaire : 5 % du montant total des frais de rémunération des personnels enseignants et non enseignants (forfait pratiqué pour les seules formations organisées par l'entreprise elle-même).

Dépenses d'évaluation des besoins de formation et de mise au point des plans de formation

Déductibles si suivies d'une ou plusieurs actions de formation dans la même année ou celle qui suit.

Les dépenses d’équipement

Quel est le contexte légal ?

  • Les dépenses d'équipement en matériel sont imputables sur les fonds de la formation professionnelle continue dans la limite du prorata de l'annuité d'amortissement correspondant à l'utilisation de ce matériel à des fins de formation.
  • Les annuités d'amortissement sont calculées selon les règles de la fiscalité.
  • Ces dispositions s'appliquent aussi bien pour l'amortissement linéaire que pour l'amortissement dégressif.

Quelles sont les conditions de déductibilité ?

  • L'amortissement doit être pratiqué sur les éléments d'actifs immobilisés effectivement soumis à dépréciation et appartenant à l'exploitant,
  • Cet amortissement doit correspondre approximativement à la dépréciation subie qui doit être estimée selon "les usages de chaque nature d'industrie, de commerce ou d'exploitation",
  • Les amortissements doivent avoir été effectivement pratiqués en comptabilité.

Quels sont les équipements concernés ?

Amortissement du matériel d’équipement

Matériel d'équipement utilisé exclusivement pour la formation

 Mobilier et matériel équipant les salles de cours et les ateliers servant à la formation ;

 Matériel de bureau (ordinateurs, machines à calculer) ;

 Mobilier de bureau ;

 Matériel pédagogique (ex : les programmes d'enseignement assisté par ordinateur) ;

 Machines-outils et autres matériels techniques.

Matériel d'équipement utilisé simultanément pour la formation et la production

Un même matériel d'équipement peut être utilisé simultanément pour la production et pour des actions de formation.

Dépenses de ce matériel admises dans la limite de la part de l'annuité d'amortissement correspondant à l'utilisation du matériel à des fins de formation.

Amortissement des locaux de formation

Locaux concernés

L'acquisition des locaux,

Leur construction,

Les aménagements considérés au plan fiscal comme des valeurs immobilisées.

NB : Les dépenses ne sont déductibles que pour les charges d'amortissement y afférentes.

Règles d’amortissement

Immeubles :

Amortissement linéaire sauf constructions légères (durée normale d'utilisation n'excédant pas quinze ans) soumises à un amortissement dégressif.

Aménagement d'un local sur deux ans :

Imputation des charges d'amortissement réalisable à partir de l'utilisation du local.

Changement d'affectation d'un local :

Prise en compte des locaux précédemment utilisés à la production et affectés à la formation compte tenu de l'amortissement fiscal effectué à la date du changement d'affectation (ne sont prises en compte que les annuités d'amortissement restantes).

Cas de crédit-bail :

 Déductibilité des loyers correspondant aux opérations de crédit-bail sous réserve que les contrats de crédit-bail ne stipulent pas des délais anormalement brefs, à l'issue desquels les éléments loués pourraient être acquis à prix minime par le locataire ou que les loyers ne représentent pas pour partie des acomptes sur le prix d'acquisition retenu.

 
 

Dépenses de transport et d’hébergement

Quel est le contexte légal ?

  • Les frais de transport et les frais d'hébergement sont déductibles dans la mesure où ils sont directement liés à l'organisation des actions de formation.
  • Ils sont imputés sur l'année de participation pendant laquelle se déroule le stage.

Quelles sont les dépenses de transport concernées ?

  • Dépenses admises en déduction sur justificatif, dans la mesure où il apparaît nécessaire - de façon incontestable - de regrouper les stagiaires venus de localités différentes pour le bon déroulement du stage.
  • Ces dépenses sont exposées directement par l'entreprise ou remboursées par elle aux stagiaires.
  • Ceci s'applique aux stages externes à l'entreprise, effectués en application de conventions ainsi qu'aux stages organisés par une entreprise dont les établissements sont dispersés.

Quels sont les frais retenus ?

Quel que soit le moyen de transport utilisé, on retiendra ces frais :

  • Pour leur montant réel, sur justificatif, ou ;
  • Ou sur la base des indemnités kilométriques (IK) au montant habituellement pratiqué par l'entreprise.
  • En l'absence de règles définies par les textes, il apparaît souhaitable de se référer aux barèmes fiscaux.

Quelles sont les dépenses d’hébergement retenues ?

  • Nourriture et hébergement des stagiaires pendant la durée de l'action de formation,
  • Dépenses déductibles dans la limite d'un plafond de 5 fois le minimum garanti par jour et par stagiaire, quel que soit le coût réel supporté par l'entreprise et déjà passé dans sa comptabilité générale.

Attention : le minimum garanti (MG) est une notion bien distincte du salaire minimum de croissance (Smic) dont il suit l'évolution sans avoir la même valeur.

 En savoir plus sur les barèmes de remboursement des frais annexes par Uniformation pour le dispositif du plan de formation.

A été réactualisée le 03/12/2012

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