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Dépenses prises en charge

Ce-quil-faut-savoir

Rémunérations, allocation de formation, frais pédagogiques, frais annexes, … vous pouvez obtenir une prise en charges, par Uniformation, de certaines de vos dépenses de formation.

Le coût pédagogique

Il s’agit de la facturation des prestations effectuées par l’organisme de formation.

Attention, ces dépenses doivent correspondre à des heures de formation intégralement suivies.

La rémunération des stagiaires

La rémunération des stagiaires peut-elle être prise en charge ?

Chaque fois qu'un salarié suit une action de formation avec maintien de sa rémunération, ou avec versement d'une allocation de formation, ces postes de dépense peuvent, selon les cas, faire l'objet d'une prise en charge par Uniformation.

De quels stagiaires s’agit-il ?

  • Salariés envoyés en formation par leur employeur dans le cadre du Plan de formation (formation interne ou externe),
  • Salariés bénéficiant d'une action de validation des acquis de l'expérience (VAE),
  • Salariés bénéficiant d'un congé individuel de formation (CIF),
  • Salariés bénéficiant d'un bilan de compétences organisé par un organisme prestataire extérieur à l'entreprise.

Quels sont les éléments de la rémunération pris en compte ? 

  • Montant brut des rémunérations, majoré des cotisations de Sécurité sociale à la charge de l'employeur et des charges légales assises sur ces rémunérations,
  • Rémunérations versées au cours de l'année de participation,
  • Cotisation accident du travail (AT) : le taux forfaitaire, fixé chaque année par arrêté ministériel, est applicable aux formations organisées à l'extérieur de l'entreprise par un organisme de formation externe.

Comment déterminer le montant des rémunérations pouvant être pris en compte ?

Deux méthodes de calcul sont possibles :

  • Salaires effectivement versés pendant le stage : il s’agit des salaires effectivement perçus par le salarié absent de son poste de travail pour le nombre d’heures passées en formation, exclusion faite de toutes primes ou autres versements (congés payés, 13ème mois, prime de bilan, etc.) correspondant à une période plus longue que la durée du stage.
  • Salaire théorique (fraction de la rémunération annuelle) : il s’agit de la rémunération annuelle (figurant sur l'imprimé de déclaration annuelle des données sociales DADS 1, comprenant les primes et avantages divers) d'un salarié. La formule de calcul est la suivante : nombre d'heures de stage effectuées (temps de transport non compris) / nombre total d'heures rémunérées dans l'année.

L’allocation de formation

Qu’est-ce qu’une allocation de formation ?

L’allocation de formation est versée par l’employeur au salarié lorsque celui-ci suit une formation organisée en dehors du temps de travail, dans le cadre de l’un des deux cas suivants :

Les heures de formation effectuées par un salarié qui mobilise les heures de son compte personnel de formation (CPF) en dehors du temps de travail n'ouvrent pas droit à l'allocation de formation.
Quel en est le montant ?

  • 50 % de la rémunération nette de référence du salarié concerné multiplié par le nombre d’heures de formation suivies en dehors du temps de travail.
  • Le calcul s’effectue de la sorte : total des rémunérations nettes versées au salarié au cours des 12 derniers mois précédant le début de la formation / nombre total d'heures rémunérées au cours de ces mêmes 12 derniers mois.

Attention ! Salariés au forfait jours : rémunération nette annuelle versée au salarié /151,67 heures x (nombre de jours de la convention individuelle de forfait /217) x 12 mois.

Un accord de branche peut prévoir qu’une majoration d’au moins 10% de l’allocation de formation soit accordée au salarié qui engage des frais supplémentaires de garde d’enfant afin de suivre une formation en dehors de son temps de travail.

Quand est-elle versée ?

  • L’allocation est versée au plus tard à la date normale d’échéance de la paie du mois suivant celui au cours duquel les heures de formation hors temps de travail ont été suivies.
  • Chaque année l’employeur remet au salarié, avec le bulletin de paie, un document retraçant l’ensemble des heures de formation effectuées hors temps de travail et des versements de l’allocation de formation afférente.

Rappel : L’allocation n’est pas considérée au sens de la Sécurité sociale comme une rémunération. Elle est par conséquent exonérée des cotisations sociales patronales et salariales ; elle est exclue de l’assiette de la CSG et CRDS ; elle est imposable au titre de l’impôt sur le revenu des personnes physiques.

La rémunération du personnel concourant à la formation

Recours au personnel de l’entreprise / Personnel enseignant

  • Dont c’est l’activité unique (à temps plein ou à temps partiel) : rémunération imputable en totalité.
  • Dont l’activité est cumulée avec une activité distincte dans la production : imputabilité de la rémunération des seules heures d'enseignement (nombre d'heures d'enseignement / nombre total d'heures rémunérées dans l'année).
  • Dont l’activité est cumulée avec des activités de formation : (cumul activité de formateur avec une ou d'autres fonctions liées à l'organisation et/ou à l'administration des actions de formation) : rémunération annuelle imputable en totalité.

Recours au personnel de l’entreprise / Personnel non enseignant

Les rémunérations des salariés de l'entreprise exerçant des activités liées à l'organisation et/ou à l'administration des actions de formation (selon indication portée au contrat de travail du salarié) sont imputables à condition d’être affectées exclusivement à des activités de formation.

Comment calculer la rémunération déductible ?

Rémunérations brutes (avant déduction des cotisations salariales et patronales de Sécurité sociale) majorées des cotisations de Sécurité sociale à la charge de l'employeur et des charges sociales légales assises sur ces rémunérations figurant à la déclaration annuelle des données sociales (DADS 1) de l'entreprise.

Recours à du personnel extérieur

  • Formateur salarié (formateur lié à l’entreprise par un contrat à durée déterminée) : l’entreprise garde la maîtrise d’œuvre de la formation.
    Forfait : Possibilité de payer les cotisations de Sécurité sociale de ces CDD sur la base d'une assiette forfaitaire des cotisations de Sécurité sociale, déterminée compte tenu de la rémunération journalière brute de l'animateur occasionnel (si moins de trente interventions par an dans une même entreprise ou un même organisme de formation).
  • Formateur indépendant (formateur lié à l’entreprise par un contrat de prestation de service d’enseignement : le formateur assure la responsabilité pédagogique de la formation. Il est rémunéré sous forme d’honoraires.
    Conditions : Le formateur doit être immatriculé auprès de l'Urssaf en tant que formateur/travailleur indépendant. S’il conclut lui-même des conventions de formation, il doit posséder un numéro de déclaration d'activité en tant qu'organisme de formation.

Les dépenses de fonctionnement

Quelles sont les règles de déductibilité ?

Pour être déductibles, les dépenses de fonctionnement doivent répondre aux conditions suivantes :

  • Existence d’un lien direct avec le déroulement d'un stage
  • Frais constituant une charge pour l'entreprise qu'elle n'aurait pas supportée si le stage n'avait pas été organisé
  • Affectation exclusive à des actions de formation (pas de dépenses communes à l'exploitation et à la formation).

Quelles sont les dépenses visées ?

Dépenses de fourniture

Fournitures d'atelier, d'usine, de magasin ou de bureau,

 Matières consommables (combustibles, produits d'entretien),

 Matière premières (pour des exercices pratiques).

Entretien des locaux de formation et du mobilier

 Frais d'entretien, de nettoyage, de chauffage et d'éclairage,

 Frais de remise en état ou d'aménagement de ces locaux, loyers occasionnels ou permanents,

 Frais d'entretien et de nettoyage de ce mobilier.

Outils pédagogiques

 Acquisition d'ouvrages ou de documents pédagogiques,

 Frais de fonctionnement ou de réparation des matériels pédagogiques,

 Frais de location de ces matériels,

 Reproduction de cours ou de documents nécessaires au déroulement des stages,

 Réalisation de films ou montages audiovisuels nécessaires au déroulement du stage.

Abonnements

 Abonnements à des publications scientifiques, techniques, financières, économiques et sociales (uniquement s’ils se rattachent à une action de formation particulière, à des groupes d’actions de formation mises en œuvre régulièrement par l’entreprise ou au fonctionnement d’un centre de formation de l’entreprise).

Organisation administrative des actions de formation

 Frais de correspondance, téléphone et assurance.

Evaluation forfaitaire : 5 % du montant total des frais de rémunération des personnels enseignants et non enseignants (forfait pratiqué pour les seules formations organisées par l'entreprise elle-même).

Dépenses d'évaluation des besoins de formation et de mise au point des plans de formation

Déductibles si suivies d'une ou plusieurs actions de formation dans la même année ou celle qui suit.

Les dépenses d’équipement

Quel est le contexte légal ?

  • Les dépenses d'équipement en matériel sont imputables sur les fonds de la formation professionnelle continue dans la limite du prorata de l'annuité d'amortissement correspondant à l'utilisation de ce matériel à des fins de formation.
  • Les annuités d'amortissement sont calculées selon les règles de la fiscalité.
  • Ces dispositions s'appliquent aussi bien pour l'amortissement linéaire que pour l'amortissement dégressif.

Quelles sont les conditions de déductibilité ?

  • L'amortissement doit être pratiqué sur les éléments d'actifs immobilisés effectivement soumis à dépréciation et appartenant à l'exploitant,
  • Cet amortissement doit correspondre approximativement à la dépréciation subie qui doit être estimée selon "les usages de chaque nature d'industrie, de commerce ou d'exploitation",
  • Les amortissements doivent avoir été effectivement pratiqués en comptabilité.

Quels sont les équipements concernés ?

Amortissement du matériel d’équipement

Matériel d'équipement utilisé exclusivement pour la formation

 Mobilier et matériel équipant les salles de cours et les ateliers servant à la formation ;

 Matériel de bureau (ordinateurs, machines à calculer) ;

 Mobilier de bureau ;

 Matériel pédagogique (ex : les programmes d'enseignement assisté par ordinateur) ;

 Machines-outils et autres matériels techniques.

Matériel d'équipement utilisé simultanément pour la formation et la production

Un même matériel d'équipement peut être utilisé simultanément pour la production et pour des actions de formation.

Dépenses de ce matériel admises dans la limite de la part de l'annuité d'amortissement correspondant à l'utilisation du matériel à des fins de formation.

Amortissement des locaux de formation

Locaux concernés

L'acquisition des locaux,

Leur construction,

Les aménagements considérés au plan fiscal comme des valeurs immobilisées.

NB : Les dépenses ne sont déductibles que pour les charges d'amortissement y afférentes.

Règles d’amortissement

Immeubles :

Amortissement linéaire sauf constructions légères (durée normale d'utilisation n'excédant pas quinze ans) soumises à un amortissement dégressif.

Aménagement d'un local sur deux ans :

Imputation des charges d'amortissement réalisable à partir de l'utilisation du local.

Changement d'affectation d'un local :

Prise en compte des locaux précédemment utilisés à la production et affectés à la formation compte tenu de l'amortissement fiscal effectué à la date du changement d'affectation (ne sont prises en compte que les annuités d'amortissement restantes).

Cas de crédit-bail :

 Déductibilité des loyers correspondant aux opérations de crédit-bail sous réserve que les contrats de crédit-bail ne stipulent pas des délais anormalement brefs, à l'issue desquels les éléments loués pourraient être acquis à prix minime par le locataire ou que les loyers ne représentent pas pour partie des acomptes sur le prix d'acquisition retenu.

 

Les frais annexes

Quel est le cadre légal ?

  • Les frais de transport, de repas et d'hébergement occasionnés par la formation peuvent faire l'objet d'une prise en charge par Uniformation.
  • Lorsque la formation se déroule, en tout ou partie, en dehors du temps de travail, les frais de garde d'enfant ou de parent à charge occasionnés peuvent faire l'objet d'une prise en charge par Uniformation

Quels sont les principes de prise en charge ?

  • Pour le plan de formation :

Uniformation définit les priorités, les critères et les conditions de prise en charge des demandes présentées par les employeurs.
Les frais pouvant être pris en charge couvrent les frais pédagogiques et les frais de transport, de repas et d'hébergement occasionnés par la formation suivie. Lorsque les formations se déroulent en tout ou partie en dehors du temps de travail, les frais de garde d'enfants ou de parents à charge peuvent également être pris en charge.

  • Pour la professionnalisation :

Les dépenses qui se rapportent à des actions de formation organisées dans le cadre des contrats ou des périodes de professionnalisation, sont prises en charge, le cas échéant, par Uniformation sous la forme de forfaits horaires.

Ces montants couvrent tout ou partie des frais pédagogiques, des rémunérations et charges sociales légales et conventionnelles des stagiaires ainsi que des frais de transport et d'hébergement.

  • Pour le CPF :

Les frais pédagogiques et les frais annexes, composés des frais de transport, de repas, et d'hébergement sont pris en charge par Uniformation, ou par l'employeur lorsque un accord d'entreprise sur le CPF a été conclu.

Lorsque le CPF est mobilisé en tout ou partie hors temps de travail, les frais de garde d'enfant ou de parent à charge occasionnés peuvent être pris en charge par Uniformation ou par l'employeur.

La prise en charge de ces frais par Uniformation est effectuée au regard du coût réel de la formation dans la limite d'un plafond déterminé par le conseil d'administration d'Uniformation.
La prise en charge par Uniformation de la rémunération des salariés en formation pendant le temps de travail au titre du CPF se fait dans la limite de 50 % du montant total du coût pédagogique attribué au dossier.

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