Agent administratif
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Autres appellations pour ce poste
Agent polyvalent administratif
Assistant administratif
Description
L'agent de bureau/agent administratif assure le secrétariat, le suivi administratif et l’archivage des dossiers. Il/elle veille à la circulation de l’information, est en charge d’activités d’accueil ainsi que des tâches administratives d’appui et de contrôle, de comptabilité, de paye et de gestion des comptes clients. Par ailleurs, il/elle assure le traitement des appels téléphoniques, la réception et l’expédition du courrier. Il/elle est responsable de la fiabilité de son travail, et contribue à l’image de marque de l’entreprise, en interne comme à l’externe.
Missions principales
- Saisir, mettre à jour et présenter tout type de données.
- Rédiger, sur consignes, des écrits courants.
- Rechercher, restituer des informations.
- Organiser et classer des informations pour le partage et la conservation.
- Orienter, renseigner le visiteur à l’accueil.
- Emettre et recevoir les appels téléphoniques.
- Enregistrer, diffuser, expédier le courrier.
- Identifier, établir, vérifier et mettre à jour les documents administratifs.
- Reproduire, diffuser, classer et archiver manuellement ou numériquement des documents.
- Gérer les ressources matérielles courantes.
- Assurer l'enregistrement et la centralisation des données comptables.
Compétences
Cliquez sur une compétence pour accéder aux métiers y correspondant.
Ces compétences sont identifiées à partir du référentiel de la fondation JAE.
Les savoir-faire
Acquérir des connaissances : Apprendre ou mettre à jour ses connaissances dans un domaine particulier.
Comparer : Suivre un protocole défini à l'avance afin d'établir le bon fonctionnement ou la conformité d'un objet, d'une production, d'une situation… avec un résultat attendu.
Coordonner : Préparer et suivre la réalisation des différentes étapes d’un projet ou d’un travail en veillant au respect des moyens et délais prévus.
Travailler en équipe : Exercer une activité qui implique la collaboration des membres d'une équipe pour atteindre un objectif commun.
Utiliser les quatre opérations : Utiliser les additions, les soustractions, les multiplications et les divisions.
Acquérir des connaissances : Apprendre ou mettre à jour ses connaissances dans un domaine particulier.
Coordonner : Préparer et suivre la réalisation des différentes étapes d’un projet ou d’un travail en veillant au respect des moyens et délais prévus.
Créer une relation avec un individu : Créer une relation avec une personne pour comprendre ses besoins et agir en conséquence.
Créer une relation de confiance : Créer et maintenir avec une personne une relation suivie qui implique les émotions et l'affectivité de l'autre.
Produire de l'information : Chercher, organiser et traiter des données provenant de différentes sources pour produire de l’information : des études, des rapports, des articles, des films...
Travailler au contact du public : Exercer une activité qui implique des relations individuelles fréquentes, souvent de courte durée, avec de nombreuses personnes : clients, usagers, patients…
Les savoir-être
Autonomie Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré(e) de façon continue.
Capacité à travailler en équipe Travailler et se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise en confiance et en transparence pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à travailler sous pression, à gérer le stress Garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues ou stressantes.
Capacité d'initiative, créativité Initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Etre proactif.
Ecoute Ecouter activement, recevoir des informations et des messages. Faire preuve d'ouverture d'esprit.
Sens de l'organisation, priorisation des tâches Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Sens de la relation usagers / clients Savoir être à l'écoute des clients et des usagers. Leur apporter des explications claires. Mettre la satisfaction des clients au centre de vos préoccupations tout au long de vos échanges avec eux. Leur apporter une expérience client positive.
Les compétences numériques
Communiquer grâce aux outils numériques Savoir utiliser les outils numériques pour communiquer, transmettre de l’information ou la conserver.
Se former grâce au numérique Capacité à accéder au contenu de formation, à maîtriser les prérequis techniques nécessaires au bon fonctionnement des outils, à télécharger des documents et, le cas échéant, à déposer des travaux sur une plateforme de formation.
Conditions de travail
- Dans un bureau ou en central de saisie, le plus souvent en conversationnel avec un écran informatique et un clavier.
- L'activité s'effectue à partir de consignes précises et doit être organisée en fonction des délais à respecter.
- Elle nécessite des échanges d'informations avec les autres services et des réponses à des demandes de renseignements provenant de l'extérieur.
- Les horaires sont généralement réguliers, avec des possibilités d'aménagement du temps de travail selon les cas.
Évolutions professionnelles
- Les métiers de l'accueil et du tourisme
- Les métiers du secrétariat
- Les métiers de la planification
- Les métiers de l'archivage numérique
- Les métiers du téléconseil
Le/la chargé(e) d’accueil anime et organise un espace d’accueil et d’information. Il/elle accueille le public, l’écoute et recueille sa demande, l’informe et le dirige.
Plus de détail sur cette évolutionLe(la) secrétaire médicale joue un rôle majeur dans les structures. Il(elle) réalise des opérations de gestion d’information, de traitement de données, d’organisation pratique, nécessaire au bon fonctionnement des services ou centres de soins et à leurs relations internes et externes.
Plus de détail sur cette évolutionLe/la directeur(trice) définit la stratégie de la structure, l'applique, en dirige la mise en oeuvre et s'assure de la réalisation des objectifs fixés. Il/elle assure éventuellement la recherche de financements spécifiques ou structurels.
Plus de détail sur cette évolutionLe/la téléconseiller(e) gère les appels téléphoniques de publics variés. Il/elle recueille les demandes d’informations et réclamations des adhérents / participants et tiers, les traite, les oriente et les conseille pour toutes les questions relatives à la gestion des contrats de la mutuelle dans le domaine de la santé ou de la prévoyance.
Plus de détail sur cette évolutionBranches professionnelles
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Acteurs du lien social & familial
Aide à domicile Aide, accompagnement, soins et services à domicile
Ateliers et Chantiers d’Insertion
ADITIG
Éclat
Entreprises sociales pour l’habitat
Fédération nationale des associations familles rurales (FNAR)
Habitat et Logement accompagnés
Institutions de Retraite Complémentaire et de prévoyance
Missions locales, PAIO
Mutualité
Offices publics de l’habitat
Pôle emploi
Régies de quartier
Régime général de la sécurité sociale
Sociétés coopératives d’HLM
Tourisme social et familial
Entreprises sans branche