Les obligations administratives liées a l’accueil des stagiaires

Etablissement d’un règlement intérieur

• En tant que prestataire, vous êtes tenu d’établir un règlement intérieur qui devra être remis avant toute inscription définitive et tout règlement des frais.
• Ce règlement est un document écrit mentionnant les principales mesures relatives à l'hygiène et à la sécurité, les règles disciplinaires, les modalités de représentation des stagiaires (pour les actions de formation d'une durée totale supérieure à 500 h)
• Dans un organisme nouvellement créé, il est établi dans les 3 mois suivant son ouverture.

Information des stagiaires

• D’autres documents (programme et horaires du stage, liste des formateurs, etc…) doivent également être remis aux stagiaires, avant leur inscription définitive.
• Vous devez également renseigner la partie réservée dans les documents relatifs aux demandeurs d’emploi.

Mise en œuvre d’une protection sociale des stagiaires

• Tout prestataire de formation doit veiller à ce que le stagiaire bénéficie d’une protection sociale lors du stage ; à lui aussi d’avertir les différents interlocuteurs (employeur, financeur, caisse d’assurance maladie…) de tout évènement venant perturber le bon déroulement de ce dernier.
• Aucune formalité n'est à accomplir si le stagiaire continue à percevoir une rémunération de son employeur ; idem si le stagiaire bénéficie de l’allocation d’aide au retour à l’emploi formation (AREF) du régime d’assurance chômage.

Déclaration d’éventuels accidents du travail

• Vous disposez de 48h pour déclarer un éventuel accident auprès de la caisse de la Sécurité sociale du domicile du stagiaire, dès lors que l’évènement a lieu pendant la période du stage.
• En cas de maladie d’un stagiaire rémunéré par la Région ou l’Etat survenant pendant le stage de formation ou dans les 3 mois suivants ce dernier, c’est au prestataire d’adresser la demande de prise en charge aux services payeurs.