La FAQ du Tchat Alternance : toutes les réponses à vos questions

Comment peut-on s'assurer qu'il n'y ait pas de reste à charge financier, lorsque l'on recrute une personne en contrat d'apprentissage ?

Pour calculer le coût d'un contrat en alternance, nous vous invitons à utiliser notre simulateur capable d'estimer le coût global d'un recrutement en alternance. La convention de formation mentionne également obligatoirement le coût de la formation, le Niveau de prise en charge appliqué par l’Opco et l’éventuel reste à charge de l’employeur par année de contrat. 

Comment bénéficier d’aide administrative du début à la fin de l’embauche/ formation de l’apprenti ? 

Pour les apprentis, les aides au recrutement pour les employeurs sont versées automatiquement par l'Agence de Services et de paiement après enregistrement du contrat par l'OPCO. Le paiement est automatique pour chaque mois où un salaire est versé à l'apprenti, selon les conditions en vigueur de l’aide exceptionnelle fixées par l’Etat. 

Comment se passe la prise en charge des contrats de professionnalisation dans le cadre de la VAE inversé ? (Cout pédagogique, pris en charge tutorat)

Comme pour tout contrat de professionnalisation, Uniformation prend en charge ce dispositif pour ses adhérents selon des critères financiers spécifiques.

Combien coûte par an un contrat en alternance. Rémunération plus charge pour une personne de plus de 26 ans ?

Vous pouvez consulter notre simulateur de coût alternance sur notre site pour avoir tous les éléments détaillés.

Bonjour, quelle est la date limite pour l'embauche d'un alternant dans les conditions d'aides actuelles ?

Dans les conditions actuelles du Décret, le contrat devra être signé au 31 décembre au plus tard.

Nous accueillons un alternant depuis le 4 septembre, quelles sont les démarches afin de pouvoir bénéficier de l'aide à l'embauche ? 

Vous devez saisir le CERFA depuis votre espace privé et joindre les documents annexes (convention de formation notamment). Après instruction par les services de l'OPCO, le contrat sera transmis à la DGEFP. Le versement de l'aide à l'embauche sera ensuite effectué par l'ASP. La transmission des données est automatique entre les acteurs. 

La simulation en ligne prend-elle en compte le reste à charge de l'école ?

Le simulateur permet d'avoir les éléments distincts quant au reste à charge que ce soit pour la rémunération et le coût de la formation. En ce qui concerne le reste à charge du coût de la formation mentionné sur la convention, vous devez vous rapprocher du CFA afin d'établir l'échelonnement. Si vous disposez de l’information, vous pouvez la renseigner dans les paramètres de votre simulation sur notre outil.

Bonjour, quelle aide pour un contrat de professionnalisation pour un adulte ?

La prise en charge de l'OPCO est forfaitaire, selon les critères de votre branche professionnelle. L’aide exceptionnelle de l’Etat est, elle, versée pour les bénéficiaires jusqu’à 29 ans sur le contrat de professionnalisation. 

Existe-t-il des aides pour les associations pour des contrats en alternance ?

Oui, les associations bénéficient des mêmes prises en charges de l’OPCO et aides aux employeurs que toute entreprise. 

Ce simulateur existe-t-il pour les contrats de professionnalisation ?

Le simulateur sur le site d'Uniformation est un comparateur-simulateur entre le contrat d'apprentissage et le contrat de professionnalisation.

Est-ce qu'on peut prendre un alternant durant 2 années et avoir droit à 2 années d'aide ?

Les niveaux de prise en charge appliqués à un contrat d'apprentissage s'examinent sur la totalité du parcours de l'apprenti, pour chaque année de contrat. L’aide exceptionnelle de l’Etat est, elle, versée pour la première année de contrat uniquement. 

Bonjour, les 6000 euros d'aide octroyés ne sont que pour un contrat d'apprentissage, ou également de professionnalisation ?

L'aide au recrutement est versée par l'ASP, pour la première année d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation (pour ces derniers, seulement pour les bénéficiaires de moins de 30 ans)

Un apprenti a suivi ses cours avant de signer son contrat d'apprentissage, l'OPCO prend à sa charge la totalité de la formation ou une partie est prise en charge par l'employeur ?

Si le contrat est conclu dans les 3 mois qui suivent le démarrage de la formation, l'OPCO prend en charge rétroactivement depuis le 1er jour de formation.

Quelles sont les aides pour les contrats de professionnalisation pour un senior ?

Pour les contrats de professionnalisation, il existe une aide de Pôle Emploi pour les demandeurs d'emploi de 45 ans et plus d'un montant de 2 000€, pouvant se cumuler avec une autre aide de 2 000€. Nous vous invitons à vous rapprocher de Pôle emploi pour en savoir plus. 

Nous envisageons de prendre 2 personnes sous contrat d’apprentissage, est-ce que Uniformation prend en charge systématiquement le coût pédagogique de ces contrats ? 

Uniformation prend en charge l’intégralité des contrats d’apprentissage sur la base des Niveaux de prise en charge déterminés pour chaque certification professionnelle. En revanche, si le CERFA comporte des anomalies, l’instruction des contrats peut aboutir à un refus de prise en charge par nos services indiquant les motifs de refus. Il est alors possible de corriger et d’envoyer un nouveau CERFA signé par toutes les parties pour un nouveau traitement de dossier. Nous vous invitons à nous faire parvenir le contrat au plus tôt.

Pour les CPRO il existe une aide de Pôle Emploi pour les demandeurs d'emploi de 45 ans et plus d'un montant max de 2000€. Mais peut-on cumuler avec les 6000 € ?

L'aide exceptionnelle de l’Etat de 6 000 € concerne les salariés âgés de moins de 30 ans.

Peut-on prétendre à des aides en prenant un apprenti sur sa 2ème année car le contrat avec son employeur sur la première année a été rompu ?

Oui, l'aide est versée pour toute première année de contrat. Donc s'il y a un changement d'employeur en cours de contrat, l'aide est de nouveau mobilisable pour le nouvel employeur.

Quid des montants de prise en charge financière revus à la baisse par France compétences à partir de septembre 2023 ?

De nouveaux Niveaux de prise en charge (NPEC) s’appliquent aux contrats d’apprentissage conclus à compter du 8 septembre 2023. N’hésitez à vous rendre sur notre simulateur de coût alternance pour connaître le nouveau NPEC applicable à la certification visée par votre apprenti.

Un alternant qui a 2 ans de formation peut-il faire 1 an chez un employeur et le 2e chez un autre ?

Le contrat en alternance (contrat d’apprentissage / contrat de professionnalisation) doit permettre à l’alternant de suivre l’intégralité du cycle de formation et intégrer le passage de la certification globale. Il n’est donc pas possible de conclure un contrat pour une première année de formation uniquement, si le cycle en compte normalement 2 ou 3. Evidemment, en cas de rupture en cours de contrat, l’alternant peut conclure un nouveau contrat en cours de parcours pour terminer la préparation de son cycle de formation. 

Pouvez-vous rappeler les règles de dates de début et fin de contrat d'apprentissage, par rapport aux dates de début de la formation ? 

Il faut distinguer la date de conclusion du contrat d'apprentissage qui correspond à la date de signature, de la date de début d'exécution du contrat correspondant à la date à laquelle débuterait le contrat (en CFA ou en entreprise). Les dates de formation sont celles correspondants à la période de formation en CFA. Il ne peut y avoir un écart de plus de 3 mois entre le début de la formation et le début du contrat. 

Est-il possible de conclure une prolongation d'un contrat d'apprentissage sur une durée de 6 mois ?

Il est possible de prolonger le contrat d'apprentissage pour une durée d'un an au plus en cas d'échec à l’examen, par exemple. 

Est-il possible de prendre en charge le coût d’absence de l’alternant lors de ses temps en centre de formation ? Celui-ci sera remplacé par des salariés faisant des heures complémentaires. 

Non, cela n’est pas prévu par la réglementation. A l’exception toutefois de certaines branches professionnelles qui proposent ce type de prise en charge complémentaire sur le dispositif Pro-A.

Sommes-nous obligés de signer un contrat de 2 ans ?

Cela dépend de la durée de la certification visée. Le contrat peut être à durée limitée de 6 mois au minimum à 3 ans au maximum mais il doit nécessairement correspondre à la durée du cycle de la formation visée par l’apprenti. 

Les alternants peuvent-ils dépasser les heures prévue dans le contrat, s’il y a une rémunération ?

Les alternants sont des salariés comme les autres, et bénéficient des mêmes droits. De ce fait, si tous les salariés bénéficient d'heures supplémentaires rémunérées, alors cela s'applique également pour l'alternant. Attention, des règles spécifiques s’appliquent aux mineurs.

Le salarié en contrat pro peut-il alterner des semaines travaillées à 24h/sem et des semaines de formation de 35h/sem ?

Non, le temps de travail doit être cohérent entre les semaines en entreprises et celles en centre de formation.

Un contrat d'apprentissage peut-il être conclu pour 23 mois au lieu de 24 (la fin de formation impose une échéance à deux mois maxi) ? 

La durée d'un contrat d'apprentissage peut varier entre 6 et 36 mois. Il est en effet possible d'établir un contrat sur 23 mois si la durée de formation à l'intérieur du contrat n'est pas inférieure à 25% de la durée totale du contrat, si les dates de début et de fin de formation sont cohérentes avec cette durée et si le passage de la certification globale est bien incluse dans les dates de contrat. 

Dans les textes il est demandé que la durée de formation soit au moins de 25% par rapport à la durée du contrat. Cela est-il vérifié lorsqu'on saisit le CERFA ? Si oui, pourriez-vous donner des précisions sur le calcul à effectuer ?

Oui cette information est vérifiée au moment de votre saisie. Pour l’apprentissage, le calcul se fait sur la base de 1 607 heures (temps plein à 35h/ sem) pour un contrat de 12 mois, soit une durée de formation minimum de 402h.

Le contrat d’alternance a-t-il une durée maximum et minimum ? 

Le contrat d'apprentissage peut être à durée limitée (CDL) d'une durée de 6 mois au minimum à 3 ans au maximum.

Comment calculez-vous le taux de 25% minimum de formation par rapport à la durée du contrat ? 

Pour l’apprentissage, le calcul se fait sur la base de 1 607 heures (temps plein à 35h/ sem) pour un contrat de 12 mois, soit une durée de formation minimum de 402h. Concernant le contrat de professionnalisation, le calcul se fait sur la base de 1 820 heures (temps plein à 35h/sem) pour un contrat sur 12 mois : 15% minimum = 273h / 25% maximum = 455h.

Comment faire pour avoir une aide pour le tuteur ?

Une attestation est à renseigner directement depuis votre espace privé Uniformation, dans le détail du contrat en alternance concerné.

Pouvez-vous rappeler comment remplir "l'Attestation d’Exercice à la Fonction de Maître d’Apprentissage" ? La partie aide demandée ?

En ce qui concerne la partie aide demandée de l'Attestation d'Exercice, vous pouvez compléter uniquement le total en fonction du montant qui a été accordé par Uniformation sans oublier de faire signer le document par chacune des parties.

Le président d'une association peut-il être mon tuteur ?

Oui, c'est possible en sa qualité d'employeur. En revanche, il ne pourra encadrer que 2 apprentis simultanément.

Est-ce que l'âge du tuteur change quelque chose dans le montant de l'aide ?

Le montant de l'aide à la Fonction de Maître d'apprentissage / Tuteur est identique quel que soit l'âge du tuteur.

Qui peut être maître d'apprentissage ?

Il peut s’agir de l’employeur ou d’un salarié. Ce dernier doit être volontaire et justifier d'une expérience professionnelle en lien avec la certification visée par l’apprenti d'au moins 2 ans, ou 1 an s’il dispose d’un diplôme au moins équivalent. 

Qui doit remplir le CERFA ? L'employeur ou l'école ?

L'école peut aider à le renseigner mais l'employeur reste signataire et responsable du contenu du CERFA (qui a valeur de contrat de travail). 

A quel moment faut-il informer Uniformation de la signature d'un contrat en alternance ?

Le contrat doit nous parvenir au plus tard 5 jours après la date de début de contrat mais nous vous préconisons de nous l'envoyer au plus tôt, dès signature. 

Quand on veut faire une simulation sur le site d’Uniformation, il me semble que l'on ne trouve pas toutes les structures de formation, est-ce normal ?

Les structures de formation qui apparaissent dans notre outil sont celles qui se sont enregistrés auprès du CARIF-OREF de leur région d'appartenance.

Quelle est la règle en matière de congés payés ?

L’alternant acquiert chaque mois des congés payés, selon les règles applicables à tous les salariés de la structure (2,5 jours par mois au minimum). L’apprenti peut poser ses congés sur ses périodes en entreprise. 

Quel délai entre le début du contrat et l'enregistrement par vos services ?

Le CERFA et la convention doivent nous parvenir 5 jours maximum après le début du contrat.

Une fois le dossier envoyé à l'OPCO avec le CERFA et la convention et l'apprenti déclaré à l'Urssaf, y-a-t-il d'autres formalités à effectuer ?

Comme pour tout salarié, il faudra notamment prévoir une visite médicale d’embauche. 

La pro-A est-elle possible après 30 ans ?

Oui.

Est-il possible d'avoir un topo sur la procédure à suivre sur comment fonctionne alternance (le cout les modalités, les démarches...) ?

Nous vous invitons à consulter sur notre site internet la page dédiée au recrutement en alternance. 

Comment faire un avenant pour un contrat d’apprentissage dont le code RNCP initial n’est plus valide à date d’effet de l’avenant ? Faut-il procéder au format papier ? La plateforme nous bloque.

Effectivement, dans ce cas, le CERFA devra être formalisé en dehors de la plateforme de saisie, par mail.

Un alternant doit-il obligatoirement souscrire à la mutuelle de l'entreprise ? Même s'il est couvert par la mutuelle de ses parents ?

Non, s'il est couvert par ailleurs, il devra simplement présenter une attestation de sa mutuelle à l'employeur.

Faut-il faire une saisie des contrats sur une plateforme ?

En effet, la saisie des contrats en alternance doit se faire via votre espace privé, accessible sur notre site rubrique "connexion".

Les alternants peuvent-ils avoir des aides pour les déplacements ? 

Comme pour tout salarié, les alternants bénéficient également des remboursements des frais de transports (ex : abonnement de transport), au même titre que ce qui est applicable aux autres salariés de l’entreprise. Des aides spécifiques de certains conseils régionaux sont également proposées pour les apprentis.

J'ai toujours un problème avec la validation de dossier pour la 3e année d’affilée... J'avance le salaire sans être remboursé par le dispositif de l'état. Pouvez-vous m’éclairer ?

Si le problème se situe au niveau de la saisie en ligne de votre contrat en alternance sur le site Uniformation, je vous invite à vous rapprocher de votre Délégation Uniformation. En revanche, si le contrat a déjà été enregistré par Uniformation, n'hésitez pas à contacter directement l'Agence de services et de paiement (ASP) en charge du versement de l'aide au recrutement.

J’ai déposé un dossier avant le 1/09. Comment savoir s’il est complet et correctement renseigné (statut en cours de traitement) ? 

Lorsque votre dossier sera traité vous recevrez soit un accord de prise en charge (dossier complet) soit une relance vous demandant de compléter ou corriger certains éléments du dossier.

Somme- nous limités en termes de nombre d'apprentis au sein d'une même structure ?

Non pas de limite en soi, mais cela dépend du nombre de salariés en capacité d'être maître d'apprentissage, sachant que chaque maître d'apprentissage peut encadrer 3 apprentis maximum.

Où se trouve l’espace de saisie des contrats ? 

Dans la rubrique “connexion”, vous pouvez vous connecter dans votre espace et procéder à la saisie en ligne des contrats, pour cela vous devez vous munir de votre n° ICOM et mot de passe.

Comment obtenir un rendez-vous avec son conseiller ?

Complétez le formulaire de contact depuis notre site internet. Un conseiller Uniformation vous répondra dans les plus brefs délais.

En cas d'arrêt maladie de l'apprenti, y a-t-il maintien de salaire ? Et donc subrogation ?

Cela dépend de ce qui est appliqué dans l'entreprise pour tous les autres salariés, la même règle s'applique aux alternants.

Le contrat de notre apprenti a été enregistré directement par l'école sur le site de Uniformation mais nous n'avons pas de visibilité dessus pour le moment comment savoir si vous l'avez bien reçu ?

Le CFA a dû recevoir un accusé de réception. Il est en cours de traitement par l'OPCO et vous le verrez apparaitre dans votre espace personnel dès qu'il sera enregistré dans notre système.

Comment compte-t-on les congés ? Versus les jours où le stagiaire doit se rendre à sa formation ou à d'autres activités scolaires.

L’alternant est considéré comme salarié à part entière de l'entreprise et les jours en formation sont comptabilisés comme du temps de travail effectif. Le décompte se fait donc sur tous les jours de travail et de formation. 

Est-ce que pour un alternant en « 3e année » (« de formation »), l’aide de l’Etat prévue pour « la 1e année » (« de contrat ») s’applique bien ? 

L'aide exceptionnelle à l'embauche de l'Etat s'applique bien pour la première année de contrat, pour les contrats d'apprentissage conclus en 2023.

Comment fait-on quand votre simulateur ne reconnait pas le code RNCP ? 

Dans ce cas, il n'existe pas de Niveau de prise en charge (NPEC) de déterminé pour le diplôme préparé par l'apprenti ou le code RNCP est inactif. Dans le premier cas, le NPEC d’amorçage s’appliquera mais il ne sera pas possible de réaliser une simulation sur notre outil.

J'ai testé le simulateur. Je ne comprends pas à quoi correspond le reste à charge. Il m'indique 306€/mois. S'agit-il du salaire ?

Vous avez la possibilité de consulter les infos bulles explicatives dans l'outil et d’ouvrir le détail de la simulation. Le reste à charge prend en compte l'ensemble des informations (salaire, charges, coût pédagogique...). Vous avez la possibilité de demander à être contacté par un conseiller pour vous accompagner dans votre projet de recrutement.

Pour les CAP Petite Enfance en alternance l’aide est bien de 6 000 euros. Pour l’entreprise y a-t-il une autre aide pour leur fournir le repas ou transport ?

Les frais de repas peuvent être pris en charge par l’OPCO s’ils sont supportés par le CFA. Le transport n’est pas pris en charge par l’OPCO mais certains conseils régionaux proposent des aides sur ce sujet aux apprentis. 

Lors de la prise en charge financière d'un alternant. Devons-nous faire quelque chose de particulier lorsqu'Uniformation rembourse plus que la facture de l'organisme de formation ?

Dans le cadre d'un CPRO, nous prenons en charge les coûts pédagogiques sur la base d'un forfait horaire (15€/heure). Ce forfait sert à couvrir le coût pédagogique mais également les frais annexes et une partie de la rémunération le cas échéant. 
 

Le changement de CFA en cours de contrat peut-il engendrer la rupture du contrat de travail (si l'employeur n'est pas d'accord) et si oui, comment notifier cette rupture ?

Si l'employeur refuse le changement de CFA, on est dans le cas d'une rupture de contrat. Sinon, il convient d'établir un avenant au contrat de travail (motif 38) pour acter le changement de CFA.

Que se passe-t-il en cas de rupture du contrat en cours d'année ou en fin de première ? Les aides perçues doivent-elles être remboursées ?

A la date de rupture, le versement de l'aide s'arrête. Les aides déjà perçues ne doivent pas être remboursées.

En fin de contrat, y a-t-il des indemnités à verser ?

Les indemnités de congés payés si l'apprenti ne les a pas tous utilisés.

Quelles sont les modalités à suivre en cas de prolongation du contrat d’apprentissage ?

Pour la prolongation d'un contrat, il est nécessaire de formaliser un avenant au contrat initial. Pour ce faire, il convient de reprendre toutes les informations du CERFA initial et de modifier la date de fin du contrat. Attention, la prolongation n’est possible que pour certains motifs (échec aux examens par exemple). 

Quelle différence entre avenant et renouvellement ?

L'avenant concerne une modification liée au contrat de travail signé (ex : changement de CFA...) alors qu'un renouvellement correspond à un nouveau contrat conclu avec le même bénéficiaire (poursuite sur un nouveau cycle de formation par exemple).  

En fin de contrat, quels sont les documents à remettre à l’alternant ?

 L’employeur remet un certificat de travail, l’attestation Pôle Emploi, le reçu pour solde de tout compte. Et tout dispositifs de participation, d’intéressement, plans d’épargne salariale au sein de l’entreprise, état récapitulatif de l’ensemble des sommes et valeurs mobilières épargnées.

Un alternant qui a terminé sa formation mais qui est encore en contrat pro dans le cadre de son exécution de contrat de travail souhaite avant la fin de cette date. Devons-nous faire un avenant ? 

Dans le cas où le passage de la certification a bien eu lieu, et que l’ensemble des parties sont d’accord, une rupture d’un commun accord est possible. La date d’effet de la rupture doit être antérieure à la date de signature du nouveau contrat.

Peut-on faire un contrat d’apprentissage a un salarié déjà en CDI ? A-t-on droit aux aides ? 

Vous pouvez en effet établir un contrat d'apprentissage pour un salarié qui est déjà en CDI dans votre structure, s’il y est éligible (salarié de moins de 30 ans). Son contrat de travail sera suspendu et reprendra à la fin du contrat d'apprentissage.

Comment gérer l'embauche d'un alternant en Master lorsqu'il est en attente des résultats de son niveau BAC +3 (licence par exemple) ? Est-ce problématique ?

Il est nécessaire d'attendre les résultats du niveau Bac+3 de l'alternant avant de conclure le contrat.

Nous avons une salariée en fin de contrat CUI-PEC au 21/09. Elle souhaiterait suivre une formation certifiante de secrétaire comptable (éligible Pro-A - elle a 31 ans en octobre 2023). Comment devrions-nous procéder ?

Si la salariée est éligible (CDI / CUI CDI et niveau de formation actuel inférieur au niveau Licence), vous devez saisir un avenant au contrat de travail (CERFA) depuis votre espace privé. Puis joindre calendrier et programme de formation. S’il s’agit d’un CUI CDI ou lorsque la personne sera embauchée en CDI, il sera possible de conclure une Pro-A, si la certification visée est présente dans l’accord étendu de votre Branche et que la salariée a un niveau inférieur au BAC +3.

Peut-on préparer le diplôme d’adulte relais en contrat de professionnalisation ? 

L’adulte relais est un type de contrat et non un diplôme. Il n’est donc pas possible de conclure un contrat de professionnalisation avec une personne sous contrat adulte relais. En revanche, il sera possible de conclure un contrat en alternance à la fin du contrat adulte relais.

Peut-on signer un contrat d'apprentissage à durée limité pour une personne déjà en CDI dans la structure ?

Oui, si la personne a moins de 30 ans, il est possible de conclure un avenant à son CDI et de signer un contrat d'apprentissage le temps de la formation.

Pourquoi les redoublements sont seulement acceptés en 2e année, alors que les apprentis sont en réelle difficulté et que les employeurs acceptent le redoublement ? 

La conclusion d’un contrat en alternance doit obligatoirement conduire au passage de l’examen de la certification préparée, dans son intégralité. Donc seule l’évaluation finale peut formaliser l’échec au passage de la certification.

Un salarié de 31 ans (MDPH) embauché en 2020 en CDI souhaite préparer un Master en apprentissage sur 2 ans pour sécuriser son parcours pro. Quelles sont les démarches à faire pour les deux parties ? 

Les bénéficiaires de la “Reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH)” peuvent conclure un contrat d’apprentissage sans limite d’âge. La formalisation du contrat en alternance est la même que pour tout apprenti : Identification de la formation visée et de l’organisme de formation qui la dispense, complétude du CERFA (contrat de travail) via votre espace adhérent Uniformation, signature par toutes les parties et transmission de toutes les pièces à Uniformation.