Evaluer la formation
Evaluer la prestation de formation vous permet :
- De mesurer la satisfaction des salariés formés
- D’améliorer la qualité de vos offres et du dispositif formation
- De vérifier l’adéquation entre les formations réalisées et les besoins en compétences
- De procéder aux ajustements nécessaires dans vos procédures et pouvoir suivre les effets induits
- De sécuriser et valoriser le budget octroyé à la formation
- De gagner en réactivité pour adapter l’offre de formation à l’évolution rapide des besoins en compétences (obsolescence rapide de certaines compétences, attentes clientèles ou des partenaires)
- De sécuriser l’obligation de formation due à chaque salarié (pilotage RH).
Le modèle d’évaluation de la formation professionnelle du chercheur américain Donald Kirkpatrick est l’un des plus connus sur la question, il propose de se focaliser sur quatre niveaux distincts :
- La réaction des formés en sortie de formation (évaluation de la satisfaction par questionnaire)
- Ce qu’ont retenu les salariés (contrôle des connaissances en fin de formation)
- Ce qui est mobilisé au travail, impact sur les pratiques et comportement du salarié
- L’impact sur la performance de l’entreprise
(On ajoute de plus en plus souvent au modèle précédent un cinquième niveau d’évaluation : le retour sur investissement. Les gains économiques générés grâce à la formation.)
Quels sont les outils mobilisables ?
- Le traditionnel questionnaire de satisfaction, le compte rendu du prestataire
- Une grille d’entretien d’évaluation individuel manager/salarié
- Des quiz, exercices de contrôle des connaissances
- Agrégation des données recueillies et calcul de moyennes, taux, écarts types
- Relevé des indicateurs quantitatifs et qualitatifs internes
- Indicateurs dédiés à la formation (coût, taux de réalisation du plan de formation, heures réalisées, délai entre l’expression du besoin et la réponse formation, délai de la montée en charge des compétences acquises)
- Indicateurs RH (accès à la formation effectif, taux d’absentéisme, taux de promotion, turn-over...).
Les outils et indicateurs simples concrets et argumentés resteront les plus efficaces. A l’inverse, des indicateurs et des tableaux trop compliqués vous décourageront. Vous avez sans doute des tableaux de bord ou des indicateurs existants qu’il suffit de mobiliser ou d’adapter pour votre besoin. Construisez un indicateur et ses outils de collecte qu’à partir du moment où vous estimez qu’il est nécessaire d’être créé pour vous aider dans vos prises de décision.
Les évaluations en sortie de formation
L’évaluation de la satisfaction se concentrera en principe sur :
- La qualité d’information donnée au salarié avant l’entrée en formation. Quel a été le niveau d’implication des salariés au projet
- La qualité de l’environnement et de l’organisation proposée durant la formation : accès, accueil, locaux, matériel mobilisé
- La qualité pédagogique : réalisation du programme, qualité et disponibilité des intervenants ainsi que la pertinence et l’efficacité des supports pédagogiques au regard du contexte de travail des salariés
Afin de mener des comparaisons entre formations, privilégiez si possible la mobilisation de la même grille de questions. Vous pouvez vous appuyer sur notre modèle : Evaluation par le stagiaire.
Mais sachez que l’évaluation de la qualité par les seuls stagiaires ne fait pas tout. Demandez un bilan écrit à l'organisme de formation. Prenez également le temps d'échanger oralement avec le ou les formateurs. Ce que vous recueillerez sera toujours instructif pour votre évaluation de la prestation. Vous pouvez vous inspirer de notre modèle : Evaluation par le formateur.
A noter : Les prestataires de formation référencés pratiqueront systématiquement une évaluation de la satisfaction. Ils ont obligation de prendre en compte l’avis des stagiaires et doivent démontrer comment ces données sont prises en compte dans l’amélioration de leur offre de services.
L'évaluation des acquis de formation
En principe, le prestataire évalue et apprécie le niveau atteint par chaque salarié formé. Vous pouvez lui demander un bilan détaillé le cas échéant. L’attestation de fin de formation mentionne le niveau apprécié en sortie de formation mais la Loi avenir professionnel du 5 septembre 2018 n'impose plus à l'organisme de formation de la remettre systématiquement. Pensez bien à l'inclure dans la convention de formation.
En tout état de cause, il est indispensable que vous ayez l'information sur les niveaux atteints par vos salariés en sortie de formation. Idéalement, comme proposé dans notre modèle de convention, vous aurez convenu avec le prestataire de faire passer également des tests de positionnement en début de formation.
L’évaluation de l’efficacité professionnelle des acquis de la formation
Arrivant beaucoup plus tard après la réalisation de la formation, cette évaluation permet en principe de relativiser les remontées d’informations perçues comme trop négatives ou trop positives en sortie de formation (des effets biaisants, liés aux dynamiques de groupe et à des facteurs d’ordre psychologique ou matériel). Surtout, vous vous donnez les moyens de suivre et de mesurer les effets de la formation pour vos activités productives. Ainsi, vous apprendrez à mieux connaitre les formules pédagogiques et les prestataires qui répondent au mieux aux nécessités de votre activité en vous basant sur des outils plus objectifs.
En pratique, on mobilise un ou plusieurs entretiens entre le salarié et le manager sur quelques mois (dès le 3ème mois jusqu’à 6 mois pour l’évaluation finale). Une grille d'évaluation est mobilisable. Elle permettra la relève des indicateurs intéressants les objectifs opérationnels. Elle contiendra également un retour d'entretien entre le salarié et le manager sur les effets de la formation. Prenez connaissance de notre modèle : Grille de suivi et d'évaluation de la formation.
Pour optimiser le transfert des acquis dans le travail, le salarié et le responsable d'équipe auront tout intérêt à s'inscrire dans un travail de collaboration pour faciliter la montée en charge des acquis de formation en situation de travail (point d'étape, ajustement dans l'organisation de travail si nécessaire).
Si les responsables ont effectivement contribué à la définition des objectifs opérationnels en amont, ils seront plus à même de conduire ce travail collaboratif avec le salarié, les mois suivant la formation.
Cette évaluation reste un travail particulièrement délicat qui nécessite d’avoir vraiment bien pensé le projet de formation que l’on veut évaluer. Il faut avoir défini précisément les objectifs de gains en compétences, les objectifs quantitatifs ainsi que les indicateurs correspondants prêts à l’emploi ou disponibles (tableau de bord RH, référentiel compétences du métier, objectifs quantitatifs collectifs et individuels).
Enfin, à vous de voir quelles formations mises en place nécessiteront ce niveau d'évaluation (exemples : formations coeur de métier, formations sur mesure...)
Processus d’amélioration continue : tirer les leçons de l’expérience
Sur le prestataire de formation, vous relèverez par exemple :
- La conclusion de la synthèse des évaluations en sortie de formation avec l’outil : Synthèse des évaluations par les stagiaires.
- L’appréciation des comptes rendus du prestataire sur la formation et vos salariés
- L’analyse globale des apports en situation de travail
- Le bilan de votre relation avec le prestataire (respect du cahier des charges, capacité à traiter les imprévus, professionnalisme, relations harmonieuses et sérieux administratif)
S’agissant de votre procédure d’achat :
- L’analyse de chaque étape de votre procédure d’achat. Cela nécessite d’avoir pensé une procédure type d’achat sur laquelle vous appuyer pour comparer ce qui a été fait.
- les outils prévus ont-ils été utilisés ? Etaient-ils adaptés ? Faut-il en créer ou les modifier ?
En faisant la synthèse des évènements précédents et des données d’évaluation recueillies, vous serez en mesure de tirer des conclusions fiables et surtout utiles pour l’avenir. Tel est le sens d’une démarche d’amélioration continue : relever, graver dans le marbre (tenir un registre ou un tableau de bord), interpréter, partager le constat, optimiser le prochain achat.
Conclusion
Vous voilà mieux informés et outillés pour mener une politique d’achat de prestations de formations en cohérence avec votre plan de développement de compétences.
L’achat d’une formation professionnelle est une étape sensible. En effet, on s’en remet à un acteur externe pour mener à bien un projet comportant nécessairement des enjeux professionnels, économiques, sociaux, et managériaux internes à la structure et aux équipes.
Si l’on veut maîtriser sa politique d’achat, atteindre ses objectifs de formation, maîtriser son budget, il semble indispensable de passer par une méthode plus structurée comportant un minimum de formalisation et des points de contrôle rassurants jusqu’à la conclusion de l’achat. Tel est le sens de la démarche développée dans ce guide à visée pédagogique. Vous vous donnerez les moyens de mettre en oeuvre une pratique d’achat de formation pour vos salariés sur la base des 3 principes suivants (ou 3E) : engagement des salariés, efficacité et efficience de l’investissement opéré.
Pour aller plus loin
Uniformation propose des services utiles pour structurer votre stratégie formation :
- Nos équipes sont à votre écoute et sécurisent votre ingénierie de financement.
- Des évènements sont organisés en région (ateliers, réunions d’informations...). Inscrivez-vous via votre compte événements Uniformation
- Des formations accessibles gratuites sur inscription dans le cadre du catalogue annuel pour les entreprises de – 50 salariés.
- Catalogue référencement OF Uniformation.
Le Centre Inffo
Depuis plus de 40 ans, Centre Inffo est l’expert qui décrypte l’actualité de la formation à l’échelle nationale, régionale et européenne. Organisé en association sous tutelle du Ministère en charge de la formation professionnelle, le Centre Inffo est doté d’une mission de service public dans les domaines de l’orientation et de la formation permanente.
Les Carif-Oref
Structures partenariales portées par l’Etat et la Région de type associatif ou groupement d’intérêt public (GIP), les Carif-Oref sont des acteurs institutionnels régionaux incontournables en matière de formation professionnelle.
Chaque Carif-oref tient à jour une liste détaillée de l’ensemble des offres de formations professionnelles disponibles sur son territoire régional. Au niveau national, le portail interrégional formation consolident l’ensemble des informations régionales.
Le Forum des acteurs de la formation digitale est une association réunissant des entreprises, des acteurs privés et institutionnels de la formation professionnelle français, ayant pour objet de promouvoir le développement des technologies numériques et la FOAD dans le respect des cadres juridiques applicables ainsi que la prise en compte des intérêts et préoccupations des publics cibles, notamment vous, entreprises. Votre Opco est membre de cette association.