Acheter la formation

Par formation clé en main, entendez les formations toutes prêtes accessibles sur les catalogues des prestataires de formation ou ceux portés par les branches, par Uniformation ou vos réseaux professionnels. Elles répondent en principe à des besoins récurrents ou d’adaptation au poste de travail ou en compétences transversales (ex : Perfectionnement outils bureautiques, actualisation droit du travail, comptabilité, formations type SST, habilitations). Elles peuvent aussi avoir été conçues par rapport à un besoin actuel perçu au niveau de votre secteur d’activité ou de votre branche.

Mais plutôt que de vous dire : « Ah, ça n'a pas l’air mal. » ou « le sujet est intéressant, je vais voir au niveau de mes équipes si quelqu’un peut y participer.», dites-vous : « Qu’est-ce qui est prévu au plan de développement de compétences ? » ; « Où en est-on dans nos projets de formation ? » ; « Que recherche-t-on actuellement ? » ; « Cette proposition est-elle adaptée à un des besoins non encore pourvu au niveau du plan de développement de compétences ? ».
Lorsque vous êtes démarchés, ayez le réflexe de vérifier que l’offre proposée corresponde à un besoin identifié dans votre plan de développement de compétences. Lorsque vous avez formalisé votre demande, vérifiez simplement la cohérence entre ce que vous recherchez et l’offre que vous avez trouvée dans un catalogue ou qu’un organisme de formation vous propose.

Vous savez que vos attentes sont très spécifiques à votre activité et vos projets de développement. Ou encore, il s’agit d’un investissement important : Le nombre de salariés engagés, le temps total de la formation et a fortiori, le montant à engager conséquent (Exemples : + de 1 000 euros, ou à partir de 5% de votre budget). La mobilisation d’un cahier des charges aura sa pertinence.

C’est à dire un document rédigé qui détaille le contenu de ce que vous recherchez et que vous adresserez à un ou plusieurs prestataires de formation. Il a pour but de leur rendre compréhensible votre demande. C’est votre dossier de demande de formation mise en forme. Le cahier des charges doit vous permettre d’attirer des prestataires compétents pour votre commande.

Ayez à l’esprit que le cahier des charges doit contenir l’ensemble des éléments administratifs, pédagogiques, organisationnels et financiers pour permettre au prestataire de formation de formuler une proposition la plus adaptée possible à ce que vous visez. Ne copiez pas un cahier des charges précédent, préférez plutôt y associer les personnes compétentes en interne et le faire valider également avant de le diffuser à des prestataires. La qualité de la formation se réalise en premier lieu sur le niveau d’engagement, d’implication, de sérieux que vous mettez dans la conduite de ce projet en interne.

Retenons qu’il contient les informations suivantes agencées à votre convenance :

• Le contexte : votre entreprise, son secteur, la situation de la formation dans son projet global
• Les objectifs de la formation : compétences et savoirs visés, périodes de réalisation fixées
• Le personnel à former : nombre, profil, qualification, fonctions occupées
• Les attentes pédagogiques : qualité des formateurs, modalités de formation et d’évaluation, durée souhaitée, impératifs organisationnels.

Il pourra inclure une procédure de sélection rédigée dans une dernière partie si vous optez pour un appel à propositions au moment de chercher le bon prestataire.

Appuyez-vous sur notre modèle de cahier des charges : Modèle de cahier des charges

Vous pouvez intégrer au cahier des charges le document de réponse à compléter par les prestataires, ce qui vous en facilitera le traitement : Dossier de candidature prestataire de formation

Ne soyez pas trop fermes s’agissant de vos attentes quant au déroulement de la formation. Les prestataires sont des professionnels et sont en mesure de vous proposer des solutions innovantes et même économiquement intéressantes, auxquelles vous n’auriez pas pensé.

Par ailleurs, ne soyez pas trop pressés et ménagez-vous une porte de sortie dès à présent. Au moment de la sélection, il se peut que vous ne soyez convaincus par aucun des candidats. Donnez-vous la possibilité de reporter votre projet et de relancer une nouvelle session de sélection.

Deux solutions possibles : le gré à gré ou l’appel à propositions.

1. Le gré à gré

Le gré à gré correspond au fait que vous allez mener une prospection autonome et solliciter au fil de l’eau les prestataires de formation. En effet, rien ne vous empêchera de retenir le premier professionnel contacté s’il répond à tous vos critères. A l’inverse, l’appel à propositions imposera de recueillir et comparer plusieurs projets avant de faire votre choix.

Dans le cas où vous n’auriez pas de base de données de prestataires de formation sur laquelle vous appuyer, vous pouvez orienter votre intérêt de la manière suivante :

• Le numéro de déclaration d’activité valide
• Une connaissance avérée de votre secteur professionnel
• Le niveau de réputation auprès de vos réseaux professionnels, même en interne 
• La cohérence du domaine de compétences affiché par le prestataire 
• Les techniques pédagogiques proposées et les modalités organisationnelles possibles
• Son périmètre de travail et le lieu de son siège social
• En cas de doute, n’hésitez pas à vous tourner vers votre conseiller Emploi Formation
• Le Carif-Oref de votre région met aussi à disposition une liste d’organismes de formation.

Si besoin, vous transmettrez aux prestataires pressentis votre cahier des charges (sans procédure de sélection rédigée) et une invitation à y répondre dans un délai convenu de manière informelle au moment de la sollicitation.

2. L’appel à propositions

L’appel à propositions pourrait être perçu comme trop contraignant. Par appel à propositions, entendons une procédure de diffusion et de sélection identique pour les prestataires de formation potentiels dont les modalités sont rédigées dans le cahier des charges utilisé avec une date butoir pour les réponses, un délai d’instruction et une date de réponse finale de votre part.

L’idée peut être de mettre en concurrence 4 à 5 prestataires que vous auriez préalablement repérés et à qui vous transmettez votre projet (communication de votre cahier des charges par courrier postal ou par mail à la même date pour chacun d’eux en précisant qu’il s’agit d’un appel à propositions).

Cette démarche permet d’objectiver les réponses des professionnels positionnés. Ils reçoivent en principe votre cahier des charges en même temps. Ils disposent du même délai pour traiter votre demande et vous répondre selon un format que vous aurez défini. De votre côté, il vous faudra étudier les réponses, vérifier vos critères à l’aide d’une grille d’analyse, comparer les offres dans un délai précis, enfin faire une réponse à chaque prestataire positionné.

L’appel à propositions permet d’obtenir de la part des prestataires de formation des réponses très adaptées et au meilleur prix. Démarche coûteuse à l’organisation, elle doit être réservée à des projets très spécifiques ou d’une importance certaine (financier, volume, besoins très spécialisés).

Affiner son choix, c’est prendre le temps de rencontrer au moins 2 prestataires puis de comparer leur proposition respective.

Ayez de votre côté en tête de vérifier la maîtrise des éléments suivants :

• La bonne compréhension et la reformulation pédagogique de votre besoin
• La cohérence des performances affichées de l’organisme de formation (CA, résultats, références)
• La qualité des CV des formateurs proposés
• La disponibilité des ressources sur vos dates envisagées
• L’opportunité de rencontrer l’équipe pédagogique
• Le prix proposé pour la prestation.

Pour vous aider au traitement des différentes offres qui vous sont faites, saisissez-vous de ces outils : Choisir son prestataire : Grille de sélection et/ou Tableau comparatif des réponses suite à appel d'offres. Si vous êtes passés par un appel à propositions, il faudra prendre le temps de faire une réponse négative à chaque prestataire positionné non retenu. Il est important de soigner votre image professionnelle auprès de potentiels partenaires commerciaux (Modèle courrier refus offre prestataire). Si vous êtes sollicités par la suite, répondez que le projet a été attribué à celui qui vous a le plus convaincu au regard de vos critères. Soyez courtois, à l’écoute mais ferme. Rien ne vous oblige à vous justifier.

Recevoir deux finalistes en entretien est un bon moyen de lever les derniers doutes quant à une collaboration fructueuse possible. Ne cherchez pas à piéger votre interlocuteur. Accordez-lui la possibilité de s’exprimer sur sa proposition et surtout d’apporter le meilleur de lui-même. L’un et l’autre êtes intéressés par une collaboration qualitative. C’est à ce moment que vous devez sentir la qualité du lien. Votre intérêt est que le prestataire donne le meilleur de lui-même et s’investisse pour vous. Notez que votre haut niveau d’implication et de maîtrise de votre sujet sera votre meilleur atout pour faire le bon choix et éviter les prestataires inadéquats. Tentez une petite mise en concurrence sur le contenu et le prix en vous appuyant sur les offres de chacun.

Vous y êtes. Vous avez retenu le bon partenaire pour votre projet de formation. Vous pouvez encore négocier des prestations et inclure certaines clauses pouvant avoir leur importance, le cas échéant. Saisissez-vous de notre outil Aide à la négociation.

Il s’agira notamment de tomber d’accord sur :

• Le prix (Attention montant HT ou TTC). Conditions d’annulation et de paiement, notamment en cas d’abandon
• La date de début et la périodicité des temps de formation par rapport à vos activités
• La logistique, le matériel prévu, les méthodes pédagogiques, les supports pédagogiques, la communication des pièces administratives, le suivi post formation
•  Les modalités d’évaluation

Conclure l’achat, c’est enfin la formalisation de l’accord. Soyez vigilants et exigeants. La rédaction d’une convention détaillée reste un gage de sécurité juridique dans vos relations avec le prestataire. Par principe, toute action de formation prise en charge par un fonds mutualisé ou public nécessitera la transmission d’une convention contenant des mentions obligatoires. Par exception, le bon de commande, le devis approuvé contenant l’ensemble de ces mentions obligatoires pourront être recevables. A l’inverse, certaines prestations nécessiteront systématiquement l’établissement préalable d’une convention (exemples : bilans de compétences, actions pour la VAE). N’hésitez pas à prendre les informations utiles auprès de l’organisme financeur visé avant toute démarche de prise en charge financière.

Les mentions obligatoires en vue d’une prise en charge financière mutualisée ou publique sont :

• l'intitulé de l’action
• l’objectif de l’action
• le contenu de l’action
• les moyens prévus
• la durée et la période de réalisation
• les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l’action
• le prix
• les modalités de règlement

D’autres clauses peuvent être utiles dans un tel document contractuel, notamment les effets d’événements et aléas pouvant impacter le déroulement normal du projet, notamment l’annuler en tout ou partie, mais aussi la protection des données à caractère personnel, le principe de confidentialité de toute information concernant vos salariés et votre entreprise.

Nous vous proposons une synthèse des  points de vigilance sur la convention de formation proposée par l'organisme de formation.

Uniformation peut prendre en charge les dépenses rattachées à des temps de formation réalisés et justifiés uniquement. Toutes autres sommes dues à l'organisme de formation (frais liés à des absences du salariés prévus dans la convention...) restent à la charge de l'employeur.