Préparer l'achat de formation
Comment fonctionne ce marché ? Quel est le niveau de contrainte ? Quelles sont les différentes prestations disponibles ? Comment faire pour sécuriser mon choix en fonction de mon besoin ? Comment faire pour se donner les meilleures chances de choisir le bon partenaire ?
Cette page vous permettra de répondre à toutes ces questions.
Deux informations indispensables pour choisir un prestataire
1. Le numéro de déclaration d’activité :
Un prestataire de formation doit être déclaré en Préfecture de région. Lorsqu’il est en règle, il se voit remettre un numéro de déclaration d’activité. Numéro qui apparaîtra sur le devis, la convention, le bon de commande et la facture si vous travaillez avec lui. On compte actuellement plus de 80 000 prestataires dûment déclarés sur le territoire national. L'entreprise déclarée s’engage à tenir un certain nombre d’obligations envers vos stagiaires et vous-même. Ayez comme premier réflexe de vérifier la validité de ce numéro de déclaration d’activité.
2. L’obligation de choisir un prestataire « Datadocké » pour un financement :
Depuis le 1er janvier 2017, les opérateurs de compétences doivent s’assurer de la capacité du prestataire de formation à dispenser des actions de formation de qualité lorsqu’ils les financent. Le prestataire de formation doit se déclarer sur la base de données Datadock et justifier de son respect des 6 critères du décret Qualité. Dans le cadre de la mise en place du décret, Uniformation a l’obligation de publier un catalogue des prestataires référencés .
Rechercher la mention « datadocké » vous assurera que le prestataire envisagé maîtrise le cahier des charges « qualité » attendu par les Opcos ou les fonds publics (Etat, Conseils régionaux, France Travail, Agefiph).
1. La loi Avenir Professionnel dispose qu’à compter de 2021 seules les prestations de formation professionnelle réalisées par un prestataire certifié par un organisme certificateur accrédité par le COFRAC ou par un labellisateur reconnu par France Compétences, pourront être prises en charge par un fonds public ou mutualisé. Le référentiel Datadock reste valide jusqu’à la fin de l’année 2020.
2. Rien ne vous interdit de vous tourner vers un prestataire étranger, européen ou non. Il se peut en effet que vous ne trouviez pas un professionnel en mesure de répondre à votre commande. Des prestataires étrangers sont déjà référencés en France. Sinon, en cas de doute, n’hésitez pas à vous rapprocher de votre Conseiller Emploi Formation, notamment lorsqu’il y a une volonté de faire financer le projet. Il saura vous accompagner.
Connaître et s’approprier l’offre disponible
Il y a les formations dites en présentiel. Ces formations peuvent être menées en « INTRA » ou en « INTER ». Les formations INTRA sont dispensées par un formateur externe dans l’entreprise pour ses salariés exclusivement. La formation sera dite « INTER » lorsqu'elle réunit des salariés de différentes entreprises.
Les contenus numériques permettent une transformation profonde des pratiques de formation professionnelle.
Les deux dernières lois sur la formation professionnelle ont pris acte de ces transformations en autorisant de nouvelles modalités de formation et en redéfinissant l’action de formation professionnelle (cadre de la FOAD depuis 2014, nouvelle définition de l’action de formation depuis 2018, promotion du parcours multimodal individualisé, AFEST).
De nouvelles formules s’offrent à vous et aux salariés dorénavant. Vous pouvez trouver des contenus en accès libre potentiellement utiles à votre projet. Vous pouvez acheter des accès à des contenus de formation et un niveau de services à la carte (présence d’une assistance technique, pédagogique, réalisation d’évaluations, remise d’attestation de fin de parcours…). Vous pouvez même demander à l’organisme de formation de produire une formation qui intégrera des contenus numériques sur-mesure.
Pour vous aider à mieux cerner les opportunités offertes par la formation ouverte à distance, prenez connaissance du Vade-mecum des bonnes pratiques d'achats de FOAD produit par le FFFOD et disponible sur leur site internet.
Un format type « blended learning » a pour principe de mélanger des modalités de formation variées, notamment la présence d’un formateur à certains moments, des situations d’autoformation, des mises en situation de travail et la mobilisation ou non de contenus numériques et/ou en ligne, ce qui peut être une solution pour une formation sur-mesure au plus près des besoins du terrain.
Pour information, la mise en œuvre d’une action de formation en tout ou partie à distance s’effectue dans le respect des dispositions applicables à toute action dès lors que vous demanderez une prise en charge sur fonds mutualisé ou public, c’est à dire :
- une assistance technique et pédagogique appropriée pour accompagner l’apprenant dans le déroulement de son parcours
- une information de l’apprenant sur les activités pédagogiques à effectuer à distance et leur durée moyenne estimée
- des évaluations qui jalonnent ou terminent l’action
Pour vous aider, nous vous proposons deux outils dans notre boîte à outils : un lexique sur la FOAD ainsi qu'un document de comparaison entre la formation à distance et en présentiel.
Toutes les formations professionnelles ne correspondent pas à une offre de formation certifiante. L’intérêt de la formation certifiante est d’intégrer un parcours spécifique qui prépare et amène le salarié à passer les épreuves officielles pour l’obtention de la certification professionnelle.
Si vous visez une certification pour votre salarié, rendez-vous d’abord sur le Répertoire national des certifications professionnelles. Il tient à jour tous les titres, diplômes, certificats professionnels reconnus par les branches professionnelles et les pouvoirs publics, ayant réussi la procédure d’enregistrement requise. Il vous suffit de faire une recherche par mots-clés. Vous verrez que la fiche de la certification mentionne d’abord le référentiel métier concerné, les compétences à acquérir, les conditions d’accès, les modalités d’évaluation ainsi que la composition du jury pour obtenir le titre visé.
Textes de référence : article L. 6113-1 et s. article L. 6313-7 du C. du travail.
Prix pratiqués par les organismes de formation
Le prestataire est libre de fixer son prix. Des prestations allant de quelques centaines d’euros à plus de 2 000 euros la journée. Ce prix peut varier notamment parce que le prestataire fait appel à un intervenant expert dans son domaine, à du matériel pédagogique spécifique (machines, équipement informatique...). Il a encore, développé du sur-mesure pour répondre à votre besoin en compétences nécessitant une ingénierie pédagogique particulière... En tout état de cause un professionnel qui trouve preneur à ses tarifs, continuera de les pratiquer. En principe, il est de votre responsabilité de vous renseigner sur le prix, ayez à l’esprit que vous êtes libre de travailler avec qui vous voulez. Pour vous aider, Uniformation propose un tableau de tarifs de référence par diplôme ou par formacode : Tarifs-de-formation-de-reference. Ces indicateurs sont produits à partir d’une moyenne des prestations réalisées et prises en charge par Uniformation. Soyez vigilant des prestataires ont tendance à aligner leurs tarifs sur le maximum du montant de la prise en charge de l’OPCO. N’hésitez pas à négocier.
En plus du coût pédagogique, il faudra ajouter les frais annexes (frais déplacement, repas, voire hébergement) et certains coûts indirects (effet du déroulement de la formation sur votre organisation de travail et votre production). D’une offre de formation à l’autre, ces coûts peuvent évoluer à la hausse ou la baisse. En étant informé sur les rapports qualité prix des différentes modalités de formation, vous pouvez réfléchir à des parcours de formation de qualité aux coûts optimisés (parcours multimodal intégrant de l’AFEST, de la FOAD et du présentiel selon le besoin identifié).
Une préparation continue à l’achat de prestations de formation
Cela commence par la collecte d’informations pratiques en permanence…
Différentes sources d’informations sont accessibles pour vous sensibiliser à ce qu’il se fait. On mentionne souvent le site internet des Carif-Oref, institutions régionales dédiées à la formation professionnelle. Vous avez aussi le bon réflexe de solliciter votre Conseiller Emploi Formation, le plus souvent dans l’urgence ou en cas de difficultés. Voici quelques idées pour recueillir de l’information et la classer afin d’anticiper votre recherche de prestataires compétents au moment d’entamer une procédure d’achat et ainsi gagner en sérénité :
- Rendez-vous sur les salons et évènements dédiés à la formation professionnelle.
- Triez et conservez toute la documentation des prestataires correspondant à vos besoins (recherches en ligne, flyers, livrets remis).
- Voyez ce qui est disponible sur le site du Carif-Oref de votre Région. Faites-y des recherches par mots-clés en lien avec vos habitudes d’achat de formations.
- Sollicitez votre réseau professionnel, vos pairs pour des retours d’expériences et retenir des noms de formateurs appréciés.
- Lisez régulièrement la presse spécialisée papier ou en ligne (le site internet Centre Inffo, la revue Formation emploi (éd : Céreq), la revue Education permanente, des sites et newsletter d’organismes privés accessibles en ligne).
- Le site internet d’Uniformation, votre délégation régionale.
- L’analyse de vos propres retours d’expériences.
- Constituez-vous des listes de prestataires de formation triées par thématique en lien avec vos besoins
… Puis par la définition formalisée de votre demande et de vos attentes avant de réaliser votre achat.
Les questions clefs
Resituer le besoin de formation à l’origine de l’achat envisagé issu du plan de développement de compétences :
Le besoin concerne-t-il une adaptation au poste ? Concerne-t-il le déploiement d’un nouveau service ? concerne-t-il la mise en place de nouvelles technologies ? Concerne-t-il une mise aux normes légales ou professionnelles ?
Est-ce un besoin à court, moyen ou long terme ?
S’agit-il d’un besoin collectif ou individuel ? Quel est l’écart entre ce qui est existant et ce qui est attendu ?
Quels sont les niveaux de contraintes organisationnelles et budgétaires relevés ?
De cela, vous pouvez travailler au scénario que vous désirez pour votre projet de formation :
- Objectifs précisés et programme d’évaluation défini ; nombre de salariés positionnés
- Modalités de déroulement de la formation fixées (durée, périodes disponibles, date butoir, lieu)
- Modalités pédagogiques envisagées : sur mesure, présentiel, AFEST, digital-learning, FOAD, blended.
- Budget alloué et marges de manœuvre
Afin de réussir cette étape, n’hésitez pas à associer les responsables d’équipe et les salariés. D’une part pour confirmer le besoin identifié, apporter toute précision pertinente. Cela permet de réactiver le projet chez les personnes concernées, donne sens à votre démarche et favorise l’adhésion à la réalisation effective de la formation. Associez les responsables de proximité surtout pour bien fixer et valider les objectifs opérationnels de la formation ainsi que leurs outils d’évaluation.
Pour vous aider à la formalisation de votre demande, vous pouvez vous appuyer sur une check list reprenant point par point les éléments clés d’un projet d’achat de formation bien ficelé : Préparer la demande de formation.