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Uniformation, le sens de votre avenir

Le Plan de Formation

16 octobre 2014

plan-formation

Le plan de formation rassemble les actions de formation, de bilans de compétences et de validation des acquis de l’expérience (VAE) définies dans le cadre de la politique de gestion du personnel de l’entreprise. Son élaboration est assurée sous la responsabilité pleine et entière du chef d’entreprise, après consultation des représentants du personnel.



L’élaboration du plan de formation 

Pour élaborer son plan de formation, l'employeur peut s’appuyer sur :

  • les priorités de l’entreprise et l’évaluation des besoins en formation qui en résultent,
  • les demandes de formation des salariés, recueillies soit lors des entretiens professionnels annuels, soit par le biais des représentants du personnel.

à noter : parmi les besoins recensés, il convient de repérer les actions de formation pouvant faire l’objet d’une période de professionnalisation et/ou d’un exercice du DIF (droit individuel à la formation), pouvant être financés en totalité ou partiellement par une autre contribution. 

  • Quelles actions de formation relèvent du plan de formation ?
    Depuis la loi du 24/11/2009, les actions de formations sont classées en deux catégories (au lieu de trois). Elles renvoient à des modalités de départ en formation et de rémunération différentes. Il n’existe aucune obligation de prévoir un plan de formation incluant systématiquement ces deux catégories : le plan peut n’en contenir qu’une A l’employeur de définir le classement des actions dans l’une ou l’autre des catégories, en fonction de ses objectifs et des besoins des salariés. Cette catégorisation doit faire l’objet d’échanges avec les représentants du personnel et de négociations avec le salarié.

Les actions du plan de formation

Catégorie 1

Catégorie 2

Actions d’adaptation au poste de travail ou liées à l’évolution ou au maintien dans l’emploi

Actions de développement
des compétences

A l’initiative de l’employeur ou sur demande du salarié, avec acceptation de l’employeur

Sur le temps de travail

Sur le temps
de travail

Hors temps
de travail

Rémunération habituelle, avec application du régime des heures supplémentaires en cas de dépassement

Rémunération habituelle

Versement de l’allocation formation (1)

 

Mobilisation possible
des heures acquises
au titre du DIF

(1) L’allocation formation est égale à 50 % du salaire net de référence calculé sur les 12 derniers mois, elle est exonérée de cotisations sociales.

La formation peut se dérouler en dehors du temps de travail pour un maximum de 80 heures de formation par an (ou 5% du forfait pour les salariés concernés) auxquelles s’ajoutent les heures de DIF, si elles sont mobilisées. 

En synthèse  les Actions d'adaptation au poste de travail ou liées à l'évolution ou de maintien dans l’emploi / Actions de développement des compétences

Attention ! Certains accords de branches professionnelles ont précisé les définitions de ces catégories.

  • Quel est le rôle des représentants du personnel*?
    Chaque année les représentants du personnel doivent être consultés lors de l’élaboration du plan de formation. Cette consultation est organisée au cours de deux réunions, chacune précédée de la communication de documents, tels la déclaration fiscale relative à la formation professionnelle, le bilan du plan de formation pour l’année antérieure et l’année en cours, le plan de formation pour l’année à venir… . L’objectif de cette procédure de consultation est de permettre aux représentants du personnel de faire des propositions pour modifier ou améliorer le plan de formation envisagé par l’employeur.*Effectif de 50 salariés et plus : comité d’entreprise - Effectif de 11 à 49 salariés : délégués du personnel (à partir de 6 salariés pour la branche de l’Animation et de 7 salariés pour la branche du Sport).
  • Quand se déroulent les réunions de consultation obligatoires ?
    • avant le 10 septembre : remise des documents aux représentants du personnel,
    • avant le 1er octobre : 1ère  réunion pendant laquelle l’employeur présente aux représentants du personnel les orientations de la formation dans l’entreprise, le bilan des actions de formation mises en oeuvre dans le cadre du plan de formation de l’année antérieure, le bilan provisoire des actions de formation réalisées pour l’année en cours.
    • avant le 10 décembre : remise des documents aux représentants du personnel,
    • au plus tard le 31 décembre : 2ème réunion portant sur le projet de plan de formation de l’année à venir. A l’occasion de cette 2ème réunion, l’employeur doit soumettre aux représentants du personnel la nature des actions proposées en les distinguant par catégorie. Il convient de préparer un argumentaire permettant de justifier le classement et le mode d’organisation des actions.
  • Que se passe-t-il en cas de non consultation ?
    Les consultations sont impératives ; en cas de non respect de cette obligation, la législation prévoit des sanctions fiscales et pénales à l’encontre de l’employeur

Le versement de la contribution plan de formation

La contribution légale des entreprises est égale à 0,40 % minimum de leur masse salariale brute annuelle (MSB) pour les entreprises de moins de 10 salariés et à 0,90% minimum pour les entreprises d'un effectif supérieur. Certaines conventions collectives prévoient un taux de contribution supérieur au taux légal

A noter : la réforme de la formation de 2009 introduit la participation des entreprises au financement du Fonds paritaire de sécurisation des parcours professionnels (FPSPP). L’objectif de ce fonds est de former chaque année davantage de salariés peu qualifiés ou issus de PME mais aussi - et c’est une première - des demandeurs d’emploi. La participation de chaque entreprise équivaut à un pourcentage de la contribution légale aux titres du plan de formation, de la professionnalisation et du congé individuel de formation. Ce pourcentage est fixé chaque année par décret. Uniformation, comme tous les Opca, est chargé de collecter cette participation, et de la reverser au FPSPP.

  • Votre contribution : quand et combien ?
    L’échéancier de versement de votre contribution dépend du montant de vos versements "plan" de l’année précédente et de la taille de votre entreprise :
    • Votre entreprise emploie moins de dix salariés en équivalent temps plein, ou votre entreprise emploie dix salariés ou plus et votre contribution de l’année précédente est inférieure à 2000 € :
      28 février de l’année N+1 / apurement
    • Votre entreprise emploie dix salariés ou plus ou  votre contribution de l’année précédente est égale ou supérieure à 2000 € :
      15 avril / 1er  appel de fonds.
      31 août / 2ème appel de fonds.
      28 février / solde (ou apurement).

Les principes de financement

L'accès aux fonds se décline désormais selon de la taille et le montant de la contribution au titre du plan de formation versée en 2013 :

Faites appel à nos équipes régionales qui peuvent vous aider à optimiser les moyens financiers nécessaires à vos projets.

Les conditions et les modalités de prise en charge

  • A quels critères une action de formation doit-elle répondre pour être prise en charge ?
    Les actions prise en charge doivent répondre à des conditions d’imputabilité fixées légalement. Certaines actions font systématiquement l’objet d’une vérification préalable, d’autres ne sont pas remboursables.
  • Quelles sont les dépenses de formation prises en charge ?
    La contribution “plan de formation” peut financer différentes modalités de départ en formation :
    • les deux catégories d’actions de formation (actions d’adaptation au poste de travail, ou liées à l’évolution et au maintien dans l’emploi ; actions de formation liées au développement des compétences)
    • le droit individuel à la formation (DIF) pour les actions non définies comme prioritaires par la branche professionnelle,

Elle peut permettre des montages financiers avec d’autres dispositifs (exemple : en complément de la prise en charge d’un contrat ou d’une période de professionnalisation ou d’un DIF prioritaire).

  • Formations dispensées par un organisme de formation
    Peuvent être pris en charge :
    • les dépenses facturées par l’organisme de formation,
    • la rémunération du personnel en formation (sous condition),
    • l’allocation formation (50% du salaire net) versée au personnel en formation suivie hors du temps de travail : actions de catégorie 2 (actions de formation liées au développement des compétences) ou utilisation des heures de DIF,
    • les frais d’hébergement, de restauration et de déplacement du personnel en formation (Cf. barème de remboursement des frais annexes, ci-dessous).

Attention : aucune autre dépense ne peut être prise en charge à moins de figurer sur la facture émise par l’organisme de formation. Les fonds de la formation professionnelle ne peuvent être utilisés que pour des actions de formation réellement suivies dans leur intégralité. C’est pourquoi en cas d’absence partielle du stagiaire, vous serez remboursé au prorata du temps de formation suivi et attesté, à condition que la formation ainsi écourtée réponde toujours aux conditions définissant une action de formation imputable.

  • Formations dispensées dans le cadre de la formation interne
    • une formation interne est une formation organisée par l’employeur pour son personnel.
    • l'employeur assure lui-même la responsabilité pédagogique et matérielle de la formation.
    • le formateur est le plus souvent un salarié de l’entreprise.

Attention : si la formation est ouverte à des stagiaires salariés d’autres entreprises, l’entreprise organisatrice a l’obligation de se déclarer en tant qu’organisme de formation auprès de la préfecture de région.Pour connaître les dépenses susceptibles d’être prises en charge, contactez vos correspondants régionaux.

  • Cas particulier : les formations pluriannuelles
    • une formation est dite pluriannuelle quand elle se déroule sur plus d’une année civile.
    • les dépenses liées à ces formations peuvent vous être remboursées :
    • soit au prorata du temps de formation suivi s’il s’agit d’une formation longue (par exemple, pour une formation se déroulant sur une année scolaire de septembre à juin : remboursement en année N des frais (y compris coût pédagogique) correspondant à la partie de formation réalisée en N ; remboursement en année N+1 des frais de formation correspondant à la partie suivie en N+1),
    • soit intégralement à l’issue de la formation s’il s’agit d’une formation de courte durée (par exemple, pour une formation se déroulant de décembre à janvier : remboursement en N+1 de l’ensemble des frais relatifs à cette formation).
  • Comment optimiser vos remboursements ?
    • pour être remboursé plus vite et mieux gérer votre trésorerie, faites-nous parvenir vos dossiers de demandes de règlement, accompagnés des pièces justificatives nécessaires, dès la fin de l'action de formation et au plus tard le 31 janvier de l’année suivante pour les formations réalisées au cours du dernier trimestre.
    • pour un enregistrement plus rapide de votre demande de remboursement, saisissez-la en ligne
    • concernant les formations faisant l’objet d’un accord préalable de prise en charge, les délais de présentation des dossiers de demande de remboursement vous sont précisés dans le courrier vous informant de notre prise en charge. (reportez vous à la page "votre espace")
  • Sur quel barème les frais annexes sont-ils remboursés ?
    Uniformation rembourse, sans production de justificatifs (1) les frais de restauration, d’hébergement et de déplacement réglés par l’entreprise, dans la limite d’un barème plafond :
    • Un repas : 23 €
    • Hébergement (nuit d’hôtel) : 100 €
    • Formation d’une journée ou d’une demi-journée : 1 repas maximum
    • Formation d’une journée avec hébergement : 2 repas maximum
    • Formation de plus d’une journée en continu : 2 repas maximum par jour de formation
    • Déplacement en train : le remboursement (aller-retour) s’effectue sur la base SNCF, 2ème classe plus supplément éventuel
    • Les frais de déplacement en agglomération (tickets de métro, de bus...) sont plafonnés à 10 € par jour et par stagiaire
    • Déplacement en voiture : les frais kilométriques sont remboursés sur la base du barème fiscal 6CV. (Les frais éventuels de péage, en revanche, ne sont remboursés que sur justificatifs),
    • Déplacement en avion : pour les résidents des DOM, sur la base "classe économique", à la condition qu'aucune offre de formation identique n'existe localement
    • Déplacement liés à une action de formation réalisée hors de l’Union européenne : les frais de transports ne sont pas imputables.

(1) Il appartient à l’employeur de conserver les justificatifs, en cas de contrôle par les services de l’Etat.

Comment constituer un dossier de remboursement ?

  • Comment faire la demande ?
    • en remplissant un imprimé de demande de remboursement par action (un intitulé distinct pour chaque action de formation)
    • les renseignements à faire figurer sur cet imprimé sont indispensables à la prise en compte de votre demande
    • cet imprimé peut être saisi en ligne. Il est également disponible auprès de vos interlocuteurs régionaux
  • Quelles sont les pièces justificatives à fournir ?
    • la facture originale du coût pédagogique qui doit être libellée au nom de votre entreprise. L’original est nécessaire à Uniformation pour justifier la charge de formation résultant de votre dépense.
    • l'original de l’attestation de présence des stagiaires*, pièce prouvant que l’action de formation a bien été réalisée. Elle doit émaner de l’organisme de formation qui a établi la facture du coût pédagogique. Elle comporte obligatoirement :
      • l’intitulé de la formation,
      • le nom des stagiaires concernés,
      • les dates et le lieu de la formation,
      • le nombre d’heures suivies par stagiaire,
      • la signature de la personne représentant l’organisme de formation,
      • la signature du stagiaire

*Attention : une feuille d’émargement ne peut se substituer à l’attestation de présence, car ce document ne comporte pas toutes les informations nécessaires et n’engage pas la responsabilité de l’organisme de formation.

NOUVEAU
Pièce à conserver : la convention de formation ou bon de commande. Ce document signé des deux parties doit être établi par l’organisme de formation pour la réalisation de l’action de formation, lorsque la facture est insuffisamment détaillée. Il précise l’intitulé, la nature, la durée, les effectifs, les modalités de déroulement et de sanction, ainsi que les prix et les contributions financières de prise en charge. Conservez le : il peut vous être demandé ultérieurement en cas de contrôle potentiel.

Ces trois documents servent à justifier, auprès des services officiels de contrôle, la réalité et la validité des dépenses de formation réalisées. S’ils ne vous sont pas adressés par l’organisme de formation, n’hésitez pas à les réclamer ; ces derniers sont légalement tenus de vous les fournir.

A été réactualisée le 16/10/2014

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