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Générer une fiche de poste

Métier “Agent administratif”

Créez votre fiche de poste en quelques minutes. Vous pouvez modifier tous les textes en cliquant sur « éditer » et télécharger votre fiche en fin de page. Attention, si vous copiez/collez des textes depuis word, la mise en forme peut-être perturbée. 

Agent administratif

Taille 300 x 300 maximum, au format jpg ou png. Poids : 200Mo max

Informations sur l'entreprise

Renseignez ici les informations propres à votre entreprise : nom, raison sociale, valeurs, missions, portée géographique....

Activités principales

L'agent de bureau/agent administratif assure le secrétariat, le suivi administratif et l’archivage des dossiers. Il/elle veille à la circulation de l’information, est en charge d’activités d’accueil ainsi que des tâches administratives d’appui et de contrôle, de comptabilité, de paye et de gestion des comptes clients. Par ailleurs, il/elle assure le traitement des appels téléphoniques, la réception et l’expédition du courrier. Il/elle est responsable de la fiabilité de son travail, et contribue à l’image de marque de l’entreprise, en interne comme à l’externe.

Missions principales

  • Saisir, mettre à jour et présenter tout type de données.
  • Rédiger, sur consignes, des écrits courants.
  • Rechercher, restituer des informations.
  • Organiser et classer des informations pour le partage et la conservation.
  • Orienter, renseigner le visiteur à l’accueil.
  • Emettre et recevoir les appels téléphoniques.
  • Enregistrer, diffuser, expédier le courrier.
  • Identifier, établir, vérifier et mettre à jour les documents administratifs.
  • Reproduire, diffuser, classer et archiver manuellement ou numériquement des documents.
  • Gérer les ressources matérielles courantes.
  • Assurer l'enregistrement et la centralisation des données comptables.

Compétences requises

Les savoir-faire

Acquérir des connaissances : Apprendre ou mettre à jour ses connaissances dans un domaine particulier.

Comparer : Suivre un protocole défini à l'avance afin d'établir le bon fonctionnement ou la conformité d'un objet, d'une production, d'une situation… avec un résultat attendu.

Coordonner : Préparer et suivre la réalisation des différentes étapes d’un projet ou d’un travail en veillant au respect des moyens et délais prévus.

Travailler en équipe : Exercer une activité qui implique la collaboration des membres d'une équipe pour atteindre un objectif commun.

Utiliser les quatre opérations : Utiliser les additions, les soustractions, les multiplications et les divisions.

Acquérir des connaissances : Apprendre ou mettre à jour ses connaissances dans un domaine particulier.

Coordonner : Préparer et suivre la réalisation des différentes étapes d’un projet ou d’un travail en veillant au respect des moyens et délais prévus.

Créer une relation avec un individu : Créer une relation avec une personne pour comprendre ses besoins et agir en conséquence.

Créer une relation de confiance : Créer et maintenir avec une personne une relation suivie qui implique les émotions et l'affectivité de l'autre.

Produire de l'information : Chercher, organiser et traiter des données provenant de différentes sources pour produire de l’information : des études, des rapports, des articles, des films...

Travailler au contact du public : Exercer une activité qui implique des relations individuelles fréquentes, souvent de courte durée, avec de nombreuses personnes : clients, usagers, patients…

Les savoir-être

Autonomie Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré(e) de façon continue.

Capacité à travailler en équipe Travailler et se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise en confiance et en transparence pour réaliser les objectifs fixés.

Capacité à travailler sous pression, à gérer le stress Garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues ou stressantes.

Capacité d'initiative, créativité Initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Etre proactif.

Ecoute Ecouter activement, recevoir des informations et des messages. Faire preuve d'ouverture d'esprit.

Sens de l'organisation, priorisation des tâches Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

Sens de la relation client / usagers Savoir être à l'écoute des clients et des usagers. Leur apporter des explications claires. Mettre la satisfaction des clients au centre de vos préoccupations tout au long de vos échanges avec eux. Leur apporter une expérience client positive.

Les compétences numériques

Communiquer grâce aux outils numériques Savoir utiliser les outils numériques pour communiquer, transmettre de l’information ou la conserver.

Se former grâce au numérique Capacité à accéder au contenu de formation, à maîtriser les prérequis techniques nécessaires au bon fonctionnement des outils, à télécharger des documents et, le cas échéant, à déposer des travaux sur une plateforme de formation.

Evolutions professionnelles

  • Les métiers de l'accueil et du tourisme
  • Les métiers du secrétariat
  • Les métiers de la planification
  • Les métiers de l'archivage numérique
  • Les métiers du téléconseil