Secrétaire médicale

Autres appellations pour ce poste

Description

Le(la) secrétaire médicale joue un rôle majeur dans les structures. Il(elle) réalise des opérations de gestion d’information, de traitement de données, d’organisation pratique, nécessaire au bon fonctionnement des services ou centres de soins et à leurs relations internes et externes.

Missions principales

Réceptionner physiquement et par téléphone les patients.
Prendre les rendez-vous et planifier les examens ou les interventions réalisées par les médecins et les spécialistes du service ou du cabinet.
Reconnaitre les priorités et savoir faire face à l'imprévu.
Enregistrer et communiquer aux unités concernées les éléments d’information relatifs aux soins d’un patient
Constituer les pièces et dossiers permettant le suivi administratif et la prise en charge des frais par les organismes concernés
Savoir respecter le secret médical.

Compétences

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Ces compétences sont identifiées à partir du référentiel de la fondation JAE.

Les savoir-faire

Classer : Trouver les liens entre différents éléments et les classer selon certains critères. L’analyse peut porter sur une situation, un comportement, un objet…

Comparer : Suivre un protocole défini à l'avance afin d'établir le bon fonctionnement ou la conformité d'un objet, d'une production, d'une situation… avec un résultat attendu.

Comprendre des informations : Saisir le sens de consignes ou d'informations orales ou écrites simples.

Défendre des idées : Soutenir des idées, des opinions ou des faits tout en écoutant et respectant les points de vue des autres.

Distinguer : Reconnaître les différents éléments qui composent un objet, un dossier… et savoir les assembler.

Informer par écrit : Ecrire des documents pour expliquer et transmettre des informations dans une forme déterminée : compte-rendu, contrat, rapport, courrier…

Mémoriser : Garder en mémoire des informations simples mais nombreuses : codes, noms, numéros, références…

Noter des informations : Mettre par écrit ou copier des renseignements, des consignes en suivant des instructions précises.

Obtenir des renseignements : Trouver un renseignement simple à partir de dossiers, annuaires, plans, sites Internet… ou en interrogeant une personne.

Renseigner oralement : Donner oralement des renseignements, des informations simples et brèves.

Travailler au contact du public : Exercer une activité qui implique des relations individuelles fréquentes, souvent de courte durée, avec de nombreuses personnes : clients, usagers, patients…

Travailler en équipe : Exercer une activité qui implique la collaboration des membres d'une équipe pour atteindre un objectif commun.

Utiliser des logiciels : Utiliser des applications bureautiques ou industrielles : traitement de textes, tableur, base de données, gestionnaire de commandes, logiciel de dessin, de conception industrielle…

Utiliser les quatre opérations : Utiliser les additions, les soustractions, les multiplications et les divisions.

Acquérir des connaissances : Apprendre ou mettre à jour ses connaissances dans un domaine particulier.

Créer une relation avec un individu : Créer une relation avec une personne pour comprendre ses besoins et agir en conséquence.

Expliquer oralement : Transmettre et échanger oralement des informations, des idées à travers des entretiens, des discussions….

Les savoir-être

Autonomie Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré(e) de façon continue.

Ecoute Ecouter activement, recevoir des informations et des messages. Faire preuve d'ouverture d'esprit.

Sens de l'organisation, priorisation des tâches Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.

Sens de la relation usagers / clients Savoir être à l'écoute des clients et des usagers. Leur apporter des explications claires. Mettre la satisfaction des clients au centre de vos préoccupations tout au long de vos échanges avec eux. Leur apporter une expérience client positive.

Les compétences numériques

Accompagner à l'utilisation du numérique Identifier et accompagner les usagers ne pouvant pas utiliser les moyens de communication mis à leur disposition (application utilisée par la structure, démarches administratives dématérialisées…), faire de la prévention sur l'utilisation du numérique.

Communiquer grâce aux outils numériques Savoir utiliser les outils numériques pour communiquer, transmettre de l’information ou la conserver.

Protection des données Connaître et appliquer les règles pour protéger les données personnelles de la vie privée pour la saisie, transmission ou conservation de celles-ci, dans le cadre du suivi des clients ou personnes accompagnées ou pour la réalisation de tâches administratives (inscriptions, demande et envoi d’informations…).

Se former grâce au numérique Capacité à accéder au contenu de formation, à maîtriser les prérequis techniques nécessaires au bon fonctionnement des outils, à télécharger des documents et, le cas échéant, à déposer des travaux sur une plateforme de formation.

Conditions de travail

C'est une fonction qui s'exerce dans le public et dans le privé,
Plus rarement, un(une) secrétaire médicale peut être amenée à faire le ménage. Cette tâche n'est pas anodine dans un cabinet médical et nécessite une formation.