Comment optimiser l’organisation de la formation de ses salariés ?

Former en s’appuyant sur des ressources « maison » ou en recourant à des prestataires extérieurs ? Pendant ou en dehors du temps de travail ? En présentiel ou à distance ?

Nombreuses sont les questions auxquelles les entreprises doivent apporter des réponses pertinentes pour organiser au mieux la formation professionnelle de leurs collaborateurs. Les options à disposition sont diverses mais sont à sélectionner avec soin, chacune ayant ses spécificités et certaines étant encadrées par la réglementation.

En premier lieu, l’employeur doit être au clair sur l’objectif poursuivi par la formation envisagée. Cette action peut en effet être engagée pour satisfaire une obligation légale, ce qui est souvent le cas pour l’exercice d’activités ou de fonctions réglementées : conducteurs d’engins ou de certains véhicules, obtention ou renouvellement de la qualité de sauveteur secouriste en entreprise (SST)… 

Former permet aussi de s’assurer du maintien de l’adaptation des compétences des salariés à leur poste de travail ou de leur employabilité dans un contexte professionnel toujours plus évolutif avec, par exemple, la place croissante qu’occupent les technologies numériques. Cette double obligation n’est absolument pas à négliger au regard de la jurisprudence qui rappelle, décision après décision, la responsabilité de l’employeur en la matière (voir article sur dialogue social et formation).

Autre préalable, il convient de définir précisément le profil et le total des participants à la ou aux actions de formation appelées à être mises en œuvre : décider d’envoyer concomitamment un nombre conséquent de salariés en formation peut vite se révéler problématique en cas de surcroît soudain d’activité ou d’accumulation d’absences non prévues. Evidemment, plus la taille de l'entreprise est réduite, plus ces difficultés se renforcent. Une attention particulière doit donc être apportée aux dates, heures et périodicités des actions à mener.
 

Ces critères varient en fonction des dispositifs choisis. Et l’entreprise dispose pour ce faire d’une large palette d’outils :

• Actions inscrites au Plan de développement des compétences (PDC, ex-Plan de formation), contrat en alternance (professionnalisation ou apprentissage),
• Pro-A (reconversion ou promotion en alternance) quand un accord de branche étendu par le ministère du Travail le prévoit,
• Préparation opérationnelle à l’emploi individuelle ou collective (POE pour former des demandeurs d’emploi susceptibles d’être ensuite recrutés),
• Validation des acquis de l’expérience (VAE),
• Bilan de compétences…
• Sans oublier le Compte personnel de formation (CPF), outil à la main du salarié mais qui peut être activé en concertation avec l’employeur.

En fonction des dispositifs retenus, les différentes modalités de mise en œuvre des formations demandent également d’opérer des choix réfléchis.

En premier lieu, au regard des objectifs définis en amont et des moyens disponibles au sein de l’entreprise, l’action peut elle être délivrée en interne ou doit-elle assurée par un prestataire externe ? 
Sur ce point, la loi pour la liberté de choisir son avenir professionnel du 5 septembre 2018 offre de nouvelles opportunités avec la reconnaissance de l’Action de formation en situation de travail (AFEST).

Dans ce cadre, les difficultés générées par le départ en formation du collaborateur sont en partie résolues puisque ce dernier reste en poste. Mais l’AFEST ne se réduit pas une simple « formation sur le tas ». Elle impose de disposer de personnels disponibles et suffisamment aguerris en interne pour accompagner le salarié formé et est encadrée par des règles strictement définies par le Code du travail. 
 

Enfin, cette fois encore la loi « Avenir professionnel » a ouvert le champ des possibles : dans bien des cas, la formation peut être réalisée en présentiel, dans l’entreprise ou dans les locaux d’un organisme prestataire, ou à distance sur son poste de travail ou à domicile en s’appuyant sur les multiples outils numériques aujourd’hui à disposition, et dont l’usage a connu une forte croissance avec les contraintes découlant de la crise sanitaire.

Vigilance une nouvelle fois : la Formation ouverte et à distance (FOAD) n’est pas adaptée à tous les profils de collaborateurs car elle suppose souvent une certaine autonomie et, a minima, un début de maîtrise des technologies de l’information.