Agent administratif
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Autres appellations pour ce poste
Agent polyvalent administratif
Assistant administratif
Employé administratif
Secrétaire
Description
L'agent de bureau/agent administratif assure le secrétariat, le suivi administratif et l’archivage des dossiers. Il/elle veille à la circulation de l’information, est en charge d’activités d’accueil ainsi que des tâches administratives d’appui et de contrôle, de comptabilité, de paye et de gestion des comptes clients. Par ailleurs, il/elle assure le traitement des appels téléphoniques, la réception et l’expédition du courrier. Il/elle est responsable de la fiabilité de son travail, et contribue à l’image de marque de l’entreprise, en interne comme à l’externe.
Missions principales
La mission de l’agent administratif est de traiter toutes les tâches administratives d'une structure.
Il peut également jouer un rôle d’assistant administratif et gérer alors un emploi du temps, des rendez-vous et répondre aux appels téléphoniques… L’agent administratif est polyvalent.
Il utilise les outils informatiques de la bureautique tels que l’ordinateur, fax, téléphone, logiciels, scanner. La maîtrise du Pack Office et des outils bureautiques est indispensable pour exercer ce métier.
- Saisir, mettre à jour et présenter tout type de données.
- Rédiger, sur consignes, des écrits courants.
- Rechercher, restituer des informations.
- Organiser et classer des informations pour le partage et la conservation.
- Orienter, renseigner le visiteur à l’accueil.
- Emettre et recevoir les appels téléphoniques.
- Enregistrer, diffuser, expédier le courrier.
- Identifier, établir, vérifier et mettre à jour les documents administratifs.
- Reproduire, diffuser, classer et archiver manuellement ou numériquement des documents.
- Gérer les ressources matérielles courantes.
- Assurer l'enregistrement et la centralisation des données comptables.
Compétences
Cliquez sur une compétence pour accéder aux métiers y correspondant.
Ces compétences sont identifiées à partir du référentiel de la fondation JAE.
Les savoir-faire
Classer : Trouver les liens entre différents éléments et les classer selon certains critères. L’analyse peut porter sur une situation, un comportement, un objet…
Comparer : Suivre un protocole défini à l'avance afin d'établir le bon fonctionnement ou la conformité d'un objet, d'une production, d'une situation… avec un résultat attendu.
Coordonner : Préparer et suivre la réalisation des différentes étapes d’un projet ou d’un travail en veillant au respect des moyens et délais prévus.
Informer par écrit : Ecrire des documents pour expliquer et transmettre des informations dans une forme déterminée : compte-rendu, contrat, rapport, courrier…
Noter des informations : Mettre par écrit ou copier des renseignements, des consignes en suivant des instructions précises.
Planifier : Concevoir un plan détaillé qui prévoit les étapes, actions et moyens nécessaires pour atteindre un objectif dans un délai fixé.
Travailler en équipe : Exercer une activité qui implique la collaboration des membres d'une équipe pour atteindre un objectif commun.
Utiliser des logiciels : Utiliser des applications bureautiques ou industrielles : traitement de textes, tableur, base de données, gestionnaire de commandes, logiciel de dessin, de conception industrielle…
Utiliser les quatre opérations : Utiliser les additions, les soustractions, les multiplications et les divisions.
Acquérir des connaissances : Apprendre ou mettre à jour ses connaissances dans un domaine particulier.
Coordonner : Préparer et suivre la réalisation des différentes étapes d’un projet ou d’un travail en veillant au respect des moyens et délais prévus.
Créer une relation avec un individu : Créer une relation avec une personne pour comprendre ses besoins et agir en conséquence.
Créer une relation de confiance : Créer et maintenir avec une personne une relation suivie qui implique les émotions et l'affectivité de l'autre.
Obtenir des renseignements : Trouver un renseignement simple à partir de dossiers, annuaires, plans, sites Internet… ou en interrogeant une personne.
Produire de l'information : Chercher, organiser et traiter des données provenant de différentes sources pour produire de l’information : des études, des rapports, des articles, des films...
Travailler au contact du public : Exercer une activité qui implique des relations individuelles fréquentes, souvent de courte durée, avec de nombreuses personnes : clients, usagers, patients…
Les savoir-être
Autonomie Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré(e) de façon continue.
Capacité à travailler en équipe Travailler et se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise en confiance et en transparence pour réaliser les objectifs fixés.
Capacité à travailler sous pression, à gérer le stress Garder le contrôle de soi pour agir efficacement face à des situations irritantes, imprévues ou stressantes.
Capacité d'initiative, créativité Initier, imaginer des propositions nouvelles pour résoudre les problèmes identifiés ou améliorer une situation. Etre proactif.
Ecoute Ecouter activement, recevoir des informations et des messages. Faire preuve d'ouverture d'esprit.
Sens de l'organisation, priorisation des tâches Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Sens de la relation usagers / clients Savoir être à l'écoute des clients et des usagers. Leur apporter des explications claires. Mettre la satisfaction des clients au centre de vos préoccupations tout au long de vos échanges avec eux. Leur apporter une expérience client positive.
Conditions de travail
- Dans un bureau ou en central de saisie, le plus souvent en conversationnel avec un écran informatique et un clavier.
- L'activité s'effectue à partir de consignes précises et doit être organisée en fonction des délais à respecter.
- Elle nécessite des échanges d'informations avec les autres services et des réponses à des demandes de renseignements provenant de l'extérieur.
- Les horaires sont généralement réguliers, avec des possibilités d'aménagement du temps de travail selon les cas.
Formations
Ci-dessous, les principales formations demandées pour ce métier :
Passerelles et évolutions professionnelles possibles
Après avoir acquis de l'expérience en tant qu'agent administratif, il est possible de suivre des formations complémentaires pour se spécialiser dans un domaine spécifique, comme la gestion des ressources humaines, la comptabilité, la gestion de projet.
Évolution vers des postes à responsabilités : Avec de l'expérience et des compétences développées, un agent administratif peut accéder à des postes de chef de service, responsable administratif, chef de projet ou encore manager d'équipe.
- Les métiers de l'accueil et du tourisme
- Les métiers du secrétariat
- Les métiers de la planification
- Les métiers de l'archivage numérique
- Les métiers du téléconseil
Premier contact avec le public, le/la chargé(e) d’accueil représente l’image de l’entreprise ou de la structure qui l’emploie.
Le/la chargé(e) d’accueil anime et organise un espace d’accueil et d’information. Il/elle accueille le public, l’écoute et recueille sa demande, l’informe et le dirige.
Plus de détail sur cette évolutionLa secrétaire médicale est un professionnel de l'administration spécialisé dans la gestion des tâches administratives au sein d'un cabinet médical, d'un service hospitalier ou d'un établissement de santé. Son rôle est d'assurer la coordination administrative entre les patients, les médecins et les autres membres de l'équipe médicale, et de garantir le bon fonctionnement du secrétariat.
Plus de détail sur cette évolutionLe téléconseiller(e) est un professionnel chargé de la relation client à distance, généralement par téléphone, mais aussi par e-mail, chat en ligne, ou d'autres canaux de communication. Son rôle principal est d'assister, de conseiller et d'accompagner les clients dans leurs demandes, leurs réclamations, leurs problèmes techniques ou administratifs, et de promouvoir les produits ou services de l'entreprise qu'il représente.
L’assistant comptable est un professionnel des chiffres : il reçoit les factures des fournisseurs, envoie les paiements, établit des fiches paie, suit l'état des stocks. Il participe aussi au montage des comptes annuels.
Plus de détail sur cette évolutionBranches professionnelles
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