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Agent administratif

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Autres appellations pour ce poste

Agent polyvalent administratif 

Assistant administratif

Description

L'agent de bureau/agent administratif assure le secrétariat, le suivi administratif et l’archivage des dossiers. Il/elle veille à la circulation de l’information, est en charge d’activités d’accueil ainsi que des tâches administratives d’appui et de contrôle, de comptabilité, de paye et de gestion des comptes clients. Par ailleurs, il/elle assure le traitement des appels téléphoniques, la réception et l’expédition du courrier. Il/elle est responsable de la fiabilité de son travail, et contribue à l’image de marque de l’entreprise, en interne comme à l’externe.

Missions principales

  • Saisir, mettre à jour et présenter tout type de données.
  • Rédiger, sur consignes, des écrits courants.
  • Rechercher, restituer des informations.
  • Organiser et classer des informations pour le partage et la conservation.
  • Orienter, renseigner le visiteur à l’accueil.
  • Emettre et recevoir les appels téléphoniques.
  • Enregistrer, diffuser, expédier le courrier.
  • Identifier, établir, vérifier et mettre à jour les documents administratifs.
  • Reproduire, diffuser, classer et archiver manuellement des documents.
  • Gérer les ressources matérielles courantes.
  • Assurer l'enregistrement et la centralisation des données comptables.

Compétences

Vous maîtrisez certaines compétences nécessaires à ce métier. Elles apparaissent ci-dessous en jaune

Cliquez sur une compétence pour accéder aux métiers y correspondant.

Ces compétences sont identifiées à partir du référentiel de la fondation JAE.

Les savoir-faire

Acquérir des connaissances : Apprendre ou mettre à jour ses connaissances dans un domaine particulier.

Comparer : Suivre un protocole défini à l'avance afin d'établir le bon fonctionnement ou la conformité d'un objet, d'une production, d'une situation… avec un résultat attendu.

Coordonner : Préparer et suivre la réalisation des différentes étapes d’un projet ou d’un travail en veillant au respect des moyens et délais prévus.

Travailler en équipe : Exercer une activité qui implique la collaboration des membres d'une équipe pour atteindre un objectif commun.

Utiliser les quatre opérations : Utiliser les additions, les soustractions, les multiplications et les divisions.

Acquérir des connaissances : Apprendre ou mettre à jour ses connaissances dans un domaine particulier.

Coordonner : Préparer et suivre la réalisation des différentes étapes d’un projet ou d’un travail en veillant au respect des moyens et délais prévus.

Créer une relation avec un individu : Créer une relation avec une personne pour comprendre ses besoins et agir en conséquence.

Créer une relation de confiance : Créer et maintenir avec une personne une relation suivie qui implique les émotions et l'affectivité de l'autre.

Produire de l'information : Chercher, organiser et traiter des données provenant de différentes sources pour produire de l’information : des études, des rapports, des articles, des films...

Travailler au contact du public : Exercer une activité qui implique des relations individuelles fréquentes, souvent de courte durée, avec de nombreuses personnes : clients, usagers, patients…

Conditions de travail

  • Dans un bureau ou en central de saisie, le plus souvent en conversationnel avec un écran informatique et un clavier. 
  • L'activité s'effectue à partir de consignes précises et doit être organisée en fonction des délais à respecter. 
  • Elle nécessite des échanges d'informations avec les autres services et des réponses à des demandes de renseignements provenant de l'extérieur. 
  • Les horaires sont généralement réguliers, avec des possibilités d'aménagement du temps de travail selon les cas. 

Formations

Ci-dessous, les formations dispensées en alternance pour ce métier

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Branches professionnelles

Cliquez sur la branche professionnelle pour accéder à sa page de présentation.

Acteurs du lien social & familial

Aide à domicile

Ateliers et Chantiers d’Insertion

Conseils d’architecture, d’urbanisme & de l’environnement

Éclat / Animation

Entreprises sociales pour l’habitat

Fédération nationale des associations familles rurales (FNAR)

Habitat et Logement accompagné (ex FSJT)

Habitat et Logement accompagné (ex Soliha/Pact Arim)

Institutions de Retraite Complémentaire et de prévoyance

Missions locales, PAIO

Mutualité

Offices publics de l’habitat

Pôle emploi

Régies de quartier

Régime général de la sécurité sociale

Sociétés coopératives d’HLM

Tourisme social et familial

Entreprises sans branche